اينك درباره هر يك از موارد فوق به توضيح مي پردازيم :

1 – تهيه و ارائه آگاهي هاي عمده و صحيح:

روابط عمومي مؤثر و بالنده بايدكه فعاليت خود را با اعلام اطلاعات مفيد و سازنده آغاز كند و براي پايه گذاري اين تلاشها ابتدا از وضع موقعيت خود شروع مي نمايد. مثلاً به مشتريان اطلاع مي دهد كه براي انجام يك كار معين به يك بخش يا محل معين مراجعه كنند و يا اين كه براي حل يك مشكل ويژه بايد به شخص معيّني رجوع نمايند. تعيين و اعلام تعداد اتاقها و انواع آن، معرفي پديده های نوين، اعلان برنامه هاي مختلف رستورانها و مراكز سرگرمي موجود درهتل، اعلام اسامي سالنهاي هتل و ظرفيت و موقعيت هريك، معرفي تورهاي گردشي مقرر، تهيه كروكي هتل و تعيين موقعيت آن نسبت به فرودگاه، ايستگاه قطار و ترمينال اتوبوس ها، شرح و توصيف درباره مديران هتل، شخصيت و موقعيتهاي شغلي و سوابق آنها، تهيه عكس و تابلوهايي در باره وضعيت پيشين هتل و مراسم و مجالس مهمي كه درآنجا برگزار شده، معرفي مقامات و شخصيتهاي معروف و محبوبي كه مدتي را در هتل گذرانده اند و … كه جملگي اين اطلاعات را مي توان در بروشورها يا دفترچه راهنما يا به صورتهاي ابتكاري ديگربه دسترسي مشتريان نهاد.

2- انجام فعاليتهاي مطبوعاتي:

در اين زمينه به پيشنهاد نكاتي چند بسنده مي كنيم و رعايت آن را توصيه مي نماييم. بر مبتكران و خوش ذوقهايي كه در اين زمينه فعاليت مي كنند پوشيده نيست كه خود مي توانند مواردي را جستجو و پيشنهاد و يا به كار بندند:

سعي شود كه با سردبيران، خبرنگاران، گزارشگران روزنامه ها و نشريه ها طرح دوستي و آشنايي برقرار شود. درآشنايي با اين افراد از موارد برجسته اي كه نظر، دقت  و توجه را جلب كرده و تعريف و تمجيد شود. همواره بايد اين اصل را فراديد آورد كه سليقه ها و انديشه ها در جستجوي تازه و نوآوريها هستند و از تكرارها و كهنه نمايي ها بيزار مي شوند. اين واقعيت را كه مطالب عنوان شده كدام گروهها و طبقات را مخاطب ساخته اهميت ويژه دارد و آنچه را كه بدين ترتيب تحويل داده مي شود بايد سنجيد و زوايد را كنار گذاشت.

برگزاري كنفرانسهاي مطبوعاتي ساليانه يا فصلي كه توسط روزنامه ها منتشر مي گردد از اقدامات  بسيار باارزش است.

در تبليغ ها و معرفي هايي كه ازهتل يا رستوران به عمل مي آوريد، يادآوري نام آن وفقط در آغاز اعلام، كافي خواهد بود و بايد از تكرار آن خودداري شود.

هنگام برقراري ارتباط با مؤسسه هاي مطبوعاتي و انتشارات لازم است كه پنج دستور ذيل را در نظر بگيرند و آن را بكار بندند: اين پنج نشانه عبارت اند از: چه كسي؟ چه چيزي؟ چه وقت ؟ كجا؟ چرا؟

3 – فعاليت براي سهامداران در زمينه سهام و تأسيسات:

دراين زمينه هم مواردي را فهرست وار بيان مي كنيم. اين نكات به قسمتي از فعاليتهاي هتل در رابطه با سهامداران اشاره دارد:

- برگزاري نمايشگاههاي هنري براي خانواده ها و بستگان سهامداران هتل؛.

- تعيين اولويت در واگذاري مغازه ها و امكانات انتقاعي هتل براي سهامداران و وابستگان آنها؛

- برگزاري نمايشگاههاي هنري براي خانواده و بستگان سهامداران هتل؛

- برگزاري نمايشگاههاي مدل لباس كودكان با همكاري مراكز توليدي؛

- برگزاري مراسم هفتة غذاهاي اختصاصي؛

اجراي مسابقات سرگرم كننده و تفريحي و اقداماتي در زمينه امور خيريه؛

- برگزاري دوره هاي آموزشي درمواردي نظير آشپزي ،خانه داري ، تهيه دسر و غيره؛

اجرا و انجام برنامه هاي ديگري نظير اجراي كنسرت كه ازگيرايي و جاذبه خاصي نيز برخوردار است .

 به طور خلاصه مي توان گفت هر نوع فعاليت سازنده و مؤثري كه در جهت شهرت يابي و تحكيم موقعيت هتل يا شبكه رستورانها انجام شود و موقعيت سهامداران را بهبود بخشد از جمله وظايف و هدفهاي روابط عمومي شمرده مي شود. اين پرسش معروف را در اينجا نيز مي توان مطرح ساخت كه : «روابط عمومي با صرف اين هزينه هاي هنگفت چه نتايجي به ارمغان    مي آورد؟»      

گويا ترين پاسخ ارائه شده را مي توان از رابطه رياضي و بسيار ساده اي كه هم اينك بيان مي كنيم به دست آورد:

ارزش فعاليتهاي روابط عمومي = ايجاد تفاهم و جلب رضايت مشتريان

                                                     كل هزينه روابط عمومي

و با يك بررسي ساده مي توان پي برد كه هرچه بر تعداد مشتريان و مراجعين راضي بيشتر افزوده شود به همان نسبت نيز از هزينه مصرفي روابط عمومي كاسته خواهد شد.  

4 – ارزشيابي، برنامه ريزيها و كوشش در جهت رضايت خاطر و اطمينان مشتريها:

در اين زمينه توجه روابط عمومي هتلها را بار ديگربه اين مطلب بسيارمهم، كه سرآمد تمامي موضوعات و مطالب مربوط به هتلداري و رستوران است، جلب می کنیم كه حصول اطمينان مردم و مشتريان و تلاش سازنده براي راضي نگهداشتن تمام مراجعين را بايد سرفصل فعاليتهاي خود قرار دهند. برنامه ريزي مربوط به آغاز فعاليت بخش روابط عمومي به عهده مديران رده بالاي هتل است. اين روابط در زمينه جلب و جذب مشتريان تلاش مي ورزد و به همان پايه نيز براي فرا خواني مسافران (V.I.P)، سياستمداران، ورزشكاران، هنرمندان معروف و محبوب فعاليت خواهد كرد.

اين نكته را بيافزاييم كه روابط عمومي هتلها در كنار فعاليتهاي آگاهي دهنده و انتشاراتي خود داراي نقش گيرند و جذب كننده اطلاعات نيزهستند و نتيجه تلا شهاي آنان را مي توان در نشريات ويژه و درسطح جهاني نيزمشاهده كرد.

بررسي روشها و سياستهاي داخلي روابط عمومي هتل

بايد دانست كه بخش روابط عمومي رانبايد درانحصار مديران قرارداد وآنها نيز نبايد اين بخش را به صورت بلندگويي براي اعلام نظرها و باورهاي خود درآورند بلكه صحيح آن است كه اين بخش در اختيار همگان قرار گيرد. ولي اين همگاني شدن نيز بايد چنان باشد كه به ويژه آنها كه در تماس بيشتري با ميهمانان هستند، امكان يابند تا از اين بخش به نحوي كاملتري استفاده كنند.

آمريكائيان با فرهنگ اين اصطلاح را فراوان به كار مي برند كه :"روابط عمومي از منزل آغاز مي شود." اين جمله گوياي بسياري از مطالب است ضمن آن كه  پيشنهاد مي كند كيفيّت ها را درهتل و رستوران هميشه بايد در سطح عالي حفظ نمود لازم است برقراري اين كيفیّت ها را دربهترين صورت ممكن به نمايش گذاشت. با تنظيم فهرست وار نكات زیربرآن هستيم تا قسمتي از فعاليّت هاي مربوط به سياست داخلي روابط عمومي را عرضه و پيشنهاد كنيم:

- نظرخواهي از كاركنان  هتل در كارهاي جاري و معرفي تشويق شدگان در تابلوی اعلانات؛

- چاپ و انتشار نشريه داخلي (بولتن) ويژه پرسنل؛

- اعلام اطلاعات روزانه به كمك تابلو اعلانات؛

- شرح و توصيف پيشنهادها و طرحهاي جديدي كه به اجرا در آمده اند؛

- معرفي كاركنان جديد؛

- اعلام برنامه هاي مربوط به اوقات فراغت و انواع سرگرمي ها با توجه به امكانات موجود؛

- اعلام تشكيل سمينارها و گردهمايي ها به منظور تبادل نظر و آموزش پرسنل؛

- شركت تيمهاي ورزشي هتل در مسابقات ورزشي و باشگاهي؛