تفكيك بخشها

افزايش حجم كارها در موسسه ها يا سازمان ها كه براي انجام آنها به وجود تخصص  و مهارت هاي ويژه نيازمي افتد مديران رابرآن ميدارد كه بخشي از مسئوليت خود درانجام كارها را به كسان ديگر واگذاركنند درهتل ها نيزتفكيك و تقسيم كارها صورت ميگيرد و با شكل مديريت قسمت ها توسط مديران مسئول مشخص ميگردد.براي كنترل بهتروانجام دقيق تركارها نيزبهتراست  يك مدير دانسته باشدكه مسئول هريك از بخشها چه كسي است و اداره كارهاي آن قسمت بر عهده كيست.

درصنعت هلتداري تمام قسمت هاي هتل با يكديگر بستگي دارند و كارهاي  هر يك از بخش ها با امور جاري ديگر قسمت ها پيوستگي دارد و چنانچه بخش يا  قسمت هايي از هتل  بخوبي انجام وظيفه نكنند ديگر بخش ها را نيزتحت تأثير خود قرار خواهد داد.

ازاين حقيقت دانسته مي شود كه جداسازي بخش ها درهتل بدان معني نيست كه قسمت هاي مختلف هتل بايكديگر ارتباط ندارنديا فعاليت آنها جداازيكديگر انجام ميشود بلكه موضوع كاملا برعكس خواهد بود چرا كه هريك از بخش ها باديگري مربوط ميگرددومثلا قسمت خانه داري با بخش فرانت آفيس وابسته است وفرانت آفيس به قسمت خانه داري احنياج داردوهردوبه يكديگرنيازدارندوهمچنان كه يك مديربه كاركنان خوداحتياج داردكاركنان نيز به مديرنيازمندندواين احتياج بيشتر جنبه مادي دارد ولي جنبه معنوي نيز درآن بي مورد نخواهد بود و براي هر چه بهتر انجام شدن كارهاي هتل وجود اين ارتباط و استحكام آن همكاري مداوم ميان تمامي كاركنان هتل و مديريت آن ضروري است.

كارگران ساختماني به غلط چنين فكر مي كنند كه مسئوليت همه كارها بر عهده سركارگرآنها است و خودهيچگونه مسئوليتي ندارند و با همين انديشه نادرست تلاش ميكنند كه هر گاه بتوانند از انجام كار شانه خالي كنند وكاررابه تعويق اندازندوچون بررسي وكنترل دقيق در اين زمينه ها به عمل نمي آيد كارها دچار وقفه مي گردد.درهتل ها نبايد در اين موارد سهل انگاري شود بلكه ضروري است مسئوليت يك يك پرسنل و كاركنان آن مشخص و تعيين گردد و اين فرهنگ آموزش داده شود كه تمام مسئوليت بر عهده رئيس قسمت نهاده نشده و هر كس مرتكب خطاي شود به معني آن است كه مسئوليت آن را متوجه ديگر افراد ساخته و آسيب ناشي ازآن به تمام قسمت وهتل خواهد رسيد.

ازاين روي بايدكارها را بطوردقيق تقسيم بندي نمود تا هرگاه خطائي ازكسي سربزندبه آساني مشخص گردد.چنانچه تقسيم بندي كارها انجام نگيردكارمندان ياكاركنان نيزمسئوليت معيني را نخواهند پذيرفت يا احساس مسئوليت نخواهند كرد و آنگاه كارها دچار ايستايي خواهد گرديد . تقسيم بندي كارها و تعيين وظايف هريك ازكارمندان يا كاركنان هتل موجب مي شود كه تمامي افراد به انجام وظيفه مجبور باشند و بدون كوچك ترين اهمال كاري و تعلل در اجراي آن كوشش نمايند اين نكته را هم يادآوري كنيم كه اگر به مديران قسمت ها اختيار در تصميم گيري هاي معين داده نشود مانند آن است كه تقسيم كارها انجام نگرفته است و بهتر آن كه شرح وظايف و حدود مسئوليت هاي مديران به روشني تعيين گردد .

چنانچه تقسيم بندي وتعيين مسئوليت دربخش هاي هتل انجام نشوداداره واجراي كارها به هيچ صورتی ممكن نخواهد بودچرا كه اين كمبود به معناي آن است كه هتل به بخش هاي جداگانه تقسيم نگرديده و مسئوليت كارها تمام بر عهده مدير هتل افتاده و اين مشكلي است كه حل آن به تنهائي از مدير هتل برنمي آيد و مدير هتل نميتواند مسئوليت مستقيم تمامي بخش ها را بر عهده بگيرد . نتيجه بسيار ساده أي كه از چنين وضعي به دست مي آيد آن است كه هرگاه مدير يا مالك هتل به استراحت برود يا مدتي هتل را ترك و به مسافرت برود كارهاي آن به تعطيل خواهد افتاد . همچنين اگر خود با دست ياري افراد خانواده و نزديكان بخواهد كارها را انجام دهد بطور قطع ناممكن خواهد بود و حتي در يك هتل كوچك نيز نا هماهنگي و هرج و مرج بروز خواهد كرد ٍ.در هتل هاي كوچك چندان نيازي به وجود تمامي بخش ها نيست و ممكن است مسئوليبت دو بخش را به يك نفر سپرد و مسئول آن قراردادولي درهتل هاي بزرگ چنانچه تقسيم بندي بخش ها وتفكيك آنها همراه با رعايت سلسله مراتب صورت نگيرد مشكلات فراواني بروز خواهد كرد .

براي آنكه تقسيم بندي بخش ها و تفكيك وظايف هر يك به خوبي انجام شود بهتر آن است كه ابتدا نياز هاي هتل  و پرسنل مورد احتياج و شعبه هاي تخصصي ومهارت هاي فردي در نظر گرفته شود و آنگاه با تهيه چارت سازماني و تعيين تعداد پرسنل هر بخش و مجزا ساختن شيفت ها و ساعات كار با توجه به گستردگي و حجم كارها تقسيم بندي را به انجام رسانيد بايد دانست كه اجراي تقسيم بندي درهتل واجراي مسئوليت به بخش ها بدان معني نيست كه هريك از قسمت هاي هتل به اجبار بايستي پول سازیا منبع درآمدی باشند واين تصوري نادرست است.مثل باغباني در هتل جزء هزينه هاي سرباراست ودرآمدي نداردونمي توان فضاي سبز را بدون باغبان رها كرد، بلكه بخش هاي مختلف با يكديگر پيوستگي نزديك دارندبعضي قسمت هابه پول سازبودن قسمت ديگري ازهتل ياري ميرسا نند . رستوران درهتل يك بخش پول ساز است ولي به تنهايي نمي تواند پول ساز باشد .بخش هايي نظير قسمت خريد ،آشپزخانه و انباز بايد با آن همكاري كنند تا اين قسمت بتواند درآمدي بدست بياورد پرسنل نيز با يكديگر ارتباط شغلي دارند. آشپز درآشپزخانه به كار توليد مشغول است  تا فروشنده رستوران (گارسن )پول بدست بياورد ودراين صورت است كه رستوران پولساز خواهد بود.

تعداد قسمت هاي موجود در يك هتل با نوع معماري ساختمان ، درجه هتل كوچك يا بزرگ بودن آن تفاوت مي كند بطوري كه بعضي از قسمت ها را مي توان در هتل هاي بزرگ داير كرد ولي در بعضي هتل ها در اصل نيازي به وجود آنها نخواهد بود و برقراري آنها و گماردن افرادي براي كنترل آن مقرون به صرفه نخواهد بود .

 نويسنده : اصغر ژيان دربندي