سيستم و گردش كار

گفتیم امر هتلداری و گردش صحیح آن بر پایه 8 اصل مهم استوار است در مورد هر یک از اصول هشت گانه ، شرح لازم داده شده است در این مبحث مساله سیستم و گردش کار هتل مطرح است .

سيستم وگردش كار هتل، اصلي است كه مي توان آن را به منزله مداري تلقي نمود كه كليه چرخهاي هتل ازهرجهت برمحورآن به گردش درمي آيد واگراين اصل بر اسلوب صحيح متكي نباشد، به مفهوم آن است كه درمدارگردش كارها خللي به وجودآمده است و اين نقص، درهرنقطه اي از مسيرجريان امورپديدآيد،اثرآن درنظام كلي دستگاه. ظاهروعوارض ناشی ازآن دامنگيرشيرازه انتظام كليه تشكيلات هتل خواهدشدو پيوستگي سامان ونظم همه قسمتها را از هم خواهد گسيخت. به اقتضاي اهميت اين اصل معتبر،بايدازتمام نيروي مسؤولان كارديده هتل ،حتي كارشناسان مجرب و كاردان وماهرمددگرفت وآگاهانه وازروي بصيرت.سيستم ثمربخشي براي گردش مرتب امورهتل پياده كرد.

اگردرطرح وبرنامه ريزي وپياده كردن سيستم وبوجودآوردن نظام گردش كار موفق نشوندنبايدانتظارداشت سايررشته هاي كار،شيرازه محكم وقابل اعتمادداشته باشد . بلكه بايدمنتظراز هم پاشيدگي ونابساماني روزافزون بود.

ايجاد سيستم، براي گردش كار درتمام هتلها به طور يكنواخت عملي نيست، زيرا طرح و اجراي آن به عواملي از قبيل: سيستم دستي است ياماشيني ياكامپيوتري ،بزرگي و كوچكي هتل، تعداد اتاقها، وضعيت ساختماني ازنظردسترسي هاومعماري ،موقعيت محلي هتلها وقرارگرفتن ،تعدادرستوران هاوبخشهاي هتل وقسمتهاي مختلف در طبقات هتل بستگي دارد.

به طور مثال اگرهتلی دارای چندین رستوران باغذا ونرخ های مختلف  میباشدو خدمات و سرویس دههی این رستورا ن ها ازیک آشپزخانه تامین می شودیا هتلی که هریک ازرستوران هادارای سرویس دههی وخدمات وآشپزخانه جداگانه می باشند، سيستم گردش کاراین هتل ها با هم تفاوت زیادی خوا هدداشت.بخصوص اگر بنا باشد دررستورانی که غذاهای گران قیمت بفروش میرسددربعضی مواقع به دلیل سفارش میهمان به رستورانی که غذای ارزان قیمت بفروش میرساند سفارش دادوبا همان نرخ ارزان دررستوران گران قیمت سرو نمایدکه دراین مواقع هزینه بحساب رستوران ارزان قیمت ودرآمدبه حساب رستوران گران قیمت محاسبه خواهدشدکه بایددرسیستم گردش کارپیش بینی شده باشد    

به همين ترتيب سيستم يك هتل بيست اتاقه با سيستم هتل دويست اتاقه نمي توانديك روش داشته باشد.پس ،سيستمها درهتل هاي مختلف با هم متفاوتند.اگر براي هرهتل ،روش كارمتناسب درنظرگرفته نشود،پس از افتتاح هتل، با انواع گرفتاريها وزيانهاي مالي روبروخواهند شد.هتلدارومديرهتل هرگز راحتي و آسايش خيال نخواهند  داشت و تمام اوقات خودرا بايددرهتل بگذرانند و مراقب جريان كار و شاهد اشتباهات انساني  وخطاها وناظرخلاف كاريها و احياناً سواستفاده ها باشند وسلامت فكري و روحي و جسمي خود راازدست بدهند وبه نتيجه اي هم نرسند.دائم خودرابه این فکر مشغول كنند.كه آيا پول فلان اتاق فروخته شده را به حساب منظور كرده اندياخير؟وجه  پنج نوبت قهوه مصرف شده را درست داده اند،يا دو نوبت آن را حساب كرده اند؟ فلان مسافر،حساب رستوران را پرداخته يا خير؟ آيا گارسن براي دوست خود غذاي رایگان سروكرده است يا پول آن را به حساب آورده است؟ فلان پرسنل درستكار است يا اهل سوءاستفاده مي باشد؟آيا مسافراني كه دررستوران غذا خورده اندبهاي آن را پرداخته انديا عده اي بدون اطلاع گارسنها رستوران را ترك گفته اند؟آيا چيزي ازآشپزخانه يا انبارها بدون مجوز هاي لازم به خارج برده شده است يا خير؟آیا آنچه از انبار ها خارج شده به درستی در بخشهای هتل بمصرف رسیده ؟ اين آلودگيها و بي نظمي ها و سوء نظرها، دامن امور مالي را هم خواهد گرفت كه آيا آمار دقيق و صورت حسابها به موقع به حسابداري داده شده است ؟يااصولا حسابداري در جريان بيشتر فعل و انفعالات،قرارنگرفته است؟دراين صورت تمام اعدادوارقام امور مالی واقعی نخواهدبود و كارهاي مالي مخدوش وخالي ازاعتبارخواهدبود. وقتي دستگاه مالي هم به خرابي گرایيد،آنوقت است كه بايد بگویيم واي به روزي كه بگنددنمك در چنين حالتي، نگرانيها ودلواپسيها وعدم اعتمادها سراپاي هتلداريا مديرهتل رافرا مي گيردوبه ياد سرمايه اي مي افتد كه دارد به باد مي رود. چاره انديشي دراين مرحله اگرغيرممكن هم نباشد . بسيار مشكل خواهد بودومتضمن ضررهاي غيرقابل تحمل . مقصرشناختن پرسنل و تعويض آنان، يا تغيير رويه حالات و عادت آنان نيزامرساده اي نيست. پس چه بايدكرد ؟

ندامت، پشيماني،تأثروتأسف درامرمالي و هتلداري، چه سودي رادر بر خواهد داشت؟ اي كاش چنين نمي كردم، ياكاشكي چنان مي كردم چه چيزي را بر مي گرداند؟ آيا از هركجاي ضرر،برگرديم منفعت است؟ چاره  چيست ؟ آب رفته به جوي بازنمي گردد. گذشته را با همه تلخيها و ناكاميها، فراموش كنيم و بنيادنوي را پي ريزي نمایيم. هر چند نمي شود فراموش كرد. به سراغ افراد كار آزموده برويم كه سيستمي متناسب با حجم كار و ظرفيت و كيفيت موجود به وجودآورد.كاش از قدم اول چنين  مي كرديم. 

سیستم گردش کار هتل بر اساس 3  اصل برنامه ریزی و طراحی  می شود

• رفاهی

• کنترلی

• سرعت

و این 3 اصل می باید در بر گیرنده نکات زیر باشد 

• جلوگیری ازاشتباهات انسانی

• جلوگیری ازخطا ها وتقلب دربخشها

• جلوگیری ازحدررفتن وقت

• جلوگیری ازکارهای اضافه و دوباره کاری

• درنطرگرفتن مدیریت زمان

• گزارشات لازم تصمیم گیری

• سهولت درکنترل های لازم

• تشخیص فردخطا کاربدون حضورفیزیکی

• کم کردن نیرو انسانی

• بدست آوردن اعداد ارقام  واقعی

• نظم دادن به امور

• پیش بینی اتفاقاتی که ممکن است در بخشهای هتل بیافتد

بنابراين پياده كردن سيستمي براي گردش منظم كار هتل ازهر لحاظ حائزكمال اهميت است ولوبه هرزحمت و قيمتي به طوري كه تمام دستگاهها وتشكيلات هتل با حساب دقيق و ارقام واقعی ومورداعتماد و محاسبات صحيح به گردش بيفتدهر قسمت وظيفه خود را بداند.حساب خريد ومصرف و موجودي و اتاقهاي فروخته شده و كاركرد رستوران  و ساير قسمتها لحظه به لحظه جريان كاررا نشان دهد.آمار و اطلاعات وصورت حسابها به موقع به دستگاه مالي و حسابداري برسد و در دفاتر و كارتها عمل شود. و چرخهاي هتل مانند يك كارخانه عظیم و فعال و سيستماتيك ، بر حول يك محور دقيق و حساب شده علمي درحركت باشد.اينها نمونه هايي است ازمطالب گفتني بسيار.مديران  و هتلداران،خودازبسياري نكته ها و دردها آگاهندومي دانندكه چنانچه سيستم و گردش كار صحيح در هتلي پياده نشود، چه زيان هاي را در پي دارد .

سيستم گردش كارهتل به معناي قانون و اجراي دقيق قانون درجهت صحت و سلامت حصول به اعدادوارقام واقعي هتل ونيز طريقه كنترل اين درآمدها مي باشد به گونه اي كه كاربر را مجبور به اجراي قانون كند و كاربر سهواً يا عمداً نتواند در چرخه كاري خللي وارد كند و يا بتوان بسهولت كاربرخاطي را تعيين كرد. شخصي كه سيستم گردش كار هتل را تعيين مي كند حتماً مي بايست اطلاعات كامل و جامع به كليه بخشهاي هتل و تكنولژوي داشته باشدكه بتواند پيش بيني هاي لازم را براي كليه اموركه اتفاق  مي افتدانجام دهددرغيراين صورت به راحتي كاربران هتل مي تواننداورا دوربزنندوبه اهداف خود برسند.

امروزه باتكنولوژي جديدميتوان سيستمهاي مختلفي براي هربخشي ازهتل ها طراحي  و اجرا كردكه بدون حضورفيزيكي بتوان فروش ،خريد.هزينه ها و عمل كرد تك تك كاركنان كليه بخشهاي هتل رابه راحتي كنترل كردو گزارش گرفت (حتي كاركنان بيسواد ياآشنا نبودن با كامپيوتر) سيستمهاي مختلف به گونه طراحي ميشودكه اعدادوارقام واقعي از فروش كليه بخشهاي هتل وعملكردكاركنان كه هرگزبه كاغذ وخودكارنيازنخواهد بود حهت هرگونه تصميم گيري براي مديريت ومديران بخشها ي مختلف كه كليه نياز مديران را تامين خواهدكردبدست آورد وكنترل دقيق داشت .

وبه اهداف خودبرسند.شخصي كه سيستم و گردش كارهتل را طراحي ميكندمي با يست اطلاعات كامل وجامع ازامورحسابداري وحجم کاركليه بخشهاي هتل وسيستم   گردش کارهتل را بصورت دستي بخوبی بداندتا بتواند طراحی سیستم گردش کار یک هتل بخصوص با معماری خاص خودرابدهد و هرگونه اتفاقی که ممکن است پیش آید رادرسیستم لحاظ کند بطور مثال بايدبداندبراي سفارش غذا چه مسيري وچه جرياني بايد طي شودتا سفارش ميهمان انجام وبحساب اومنظورشود

کسانی که مشکلات هتلداری را لمس نکرده باشندواتفاقاتی که ممکن است در هتل بیافتدرا ندانند ویانتوانندپیش بینی های لازم را بکنند و سیستم گردش کارکلیه بخشهای وارتباط با یکدیگر بصورت دستی را ندانندو فاقداطلاعات لازم درامور هتلداری وامور مالی و سیستم گردش کار هتل باشندهرگز نمی توانند سیستم گردش کار هتل را طراحی یا ویژگی های لازم برای خرید نرم افزار هتلداری راانتخاب وتعیین نمایند واگر برنامه ریزی برای سیستم گردش کارهتل یا انتخاب نرم افزار هتلداری راچنین کسانی انجام داده اندبزرگترین ضربه را به صنعت هتلداری وسرمایه گذاران و مالکین هتل زده انددر کشور های پیشرفته تعیین وطراحی سیستم گردش کارتوسط افرادبا تجربه وخبره ووارد به امور مالی وهتلداری بابررسی دقیق ازمعماری ودسترسی ها و ارتباط بخشها وامکانات هتل های مختلف و تعدادمراکزدرآمدسیستم گردش کار هتل تعیین میشود وسپس براساس طراحی و پیش بینی های لازم این افرادسیستم گردش کارهتل تعیین ونرم افزارهتلداری خریداری وتحویل مدیریت یا گردنندگان هتل میشودمتاسفانه درایران مشاهده می شودافرادزیادی که هیچ گونه اطلاعات هتلداری نداشته اندنرم افزاری برنامه هتلداری طراحی کرده اندکه تحیل گرسیستم نداشته و اگرداشته فاقد اطلاعات کافی بوده معلوم نیست که برنامه نویس کامپیوترکه اطلاعات هتلی ندارد چگونه این برنامه نویسی را انحام داده اطمینان میدهم این برنامه های نرم افزار بدون نام نشان به هتل های فروخته و نصب شده که تصمیم گیرندگان آن هتل هافاقداطلاعات مدیریت هتل بوده اندواین نرم افزار ها د صنعت هتلداری دارای ارزش و اعتباری نخواهد بود انتخاب نرم افزار هتلداری کاربسیار پیچیده و مشگلی است و هرکسی که با تجربه 9 یا10سال کار کردن درهتل نمی تواند نرم افرار هتل را بررسی و انتخاب کند.

 نويسنده : اصغر ژيان دربندي