بخش حفاظت يا انتظامات

             منظور از حفاظت يا انتظامات در اين مطلب اين است كه نظم و انضباطي كه لازمه هر مؤسسه مي باشد در هتل برقرار باشد و حفظ اين نظم و آرامش بين پرسنل هتل و مسافرين و مراجعين آن ، بر عهده بخش يا افرادي است كه بنام حفاظت يا انتظامات ناميده شده است. مسؤول حفاظت، مسؤول نظم و سكوت و آرامش در تمام طبقات هتل و حفظ اموال هتل و مسافران و جلوگيري از هر نوع مزاحمتي مي باشد. در اين بخش وجود چند كارگر ورزيده ضرورت دارد تا چنانچه اختلافي بين پرسنل يا مسافران بروز كند و در حدي باشد كه دخالت مأمورين انتظامات لازم به نظر برسد، از ادامه اختلافات جلوگيري نمايند. البته، اين قبيل كاركنان بايد با خوش رويي و حسن اخلاق كامل اين وظيفه را انجام دهند.

مأمورين حفاظت و انتظامات موظف اند با نهايت هوشياري، افراد ومسافران مشكوك را دقيقاً زير نظر داشته باشند تا چنانچه احتمال وقوع حادثه و اتفاقي در بين باشد، بموقع جلوگيري گردد. بخصوص در مورد مسافرين «وي.آي.پي.» بايد مراقبت كامل به عمل آورند زيرا ممكن است در بين اين مسافرين، افرادي با پستهاي حساس سياسي وجود داشته باشند، در چنين صورتي بايد از رفت و آمد اشخاص و مسافرين ديگر به طبقه محل سكونت آنان جلوگيري نمايند.

به طور كلي حفظ امنيت و رعايت اصول ايمني وحراست از اموال هتل، مسافران به عهده اين بخش است و مأمورين نگهباني و بخش آتش نشاني هتل زير نظر حفاظت و انتظامات، انجام وظيفه خواهند نمود. ضمناً مأمورين هتل با مقامات ذي صلاح از نظر مقتضيات ايمني و حفاظت ارتباط خواهند داشت. كنترل مسافريني كه روزانه به هتل وارد يا خارج مي شوند از وظايف حفاظت است، بنابراين، مأمورين حفاظت، بايد تيزبين و هوشيار و داراي نوعي شم پليسي و قوه تشخيص قوي باشند.

 امنيت و حفاظت

 بخش امنيت و حفاظت در هتل، مسؤوليت خطير و مهم حفظ اموال موجود در آن، وسايل و تجهيزات و همچنين محافظت مؤثرازاموال مسافرين هتل و جلوگيري از دستبرد به آنها را برعهده دارد. اين بخش با هوشياري و مراقبت كامل از رويدادهاي تأسف‏باري همچون: آتش‏سوزي و ديگر سوانحي كه ممكن است در هتل روي دهد پيشگيري مي‏نمايد. چنانچه كف آشپزخانه يا نظير آن لغزنده و مرطوب باشد كه موجب سقوط و آسيب‏ديدگي كاركنان يا واردين گردد،‌ همين نقايص را نيز مي‏بايدكه دايرة حفاظت و امنيت هتل برطرف سازد. بعضي كاركنان در برخي هتلها اقدام به خارج كردن وسايل و لوازمي از هتل مي‏نمايند.    اين كه چنين عملي برچه مفهومي تعبير خواهد شد اكنون مورد بحث ما نيست ولي نخستين افرادي كه بايد در چنين مواردي به مسؤوليّت خود بيانديشند و نحوة عملكرد خود را زير سؤال ببرند همين پرسنل قسمت امنيت و حفاظت هستند. بخش امنيت و حفاظت بر تمامي هتل و فعاليت‏هاي جاري آن نظارت دقيق و كاوشگرانه اعمال مي‏كند. بينش دقيق و نگاه جستجوگر افراد اين بخش بايستي چنان با نفوذ باشدكه بعضي مسافرين نادرست هم كه هواي دستبرد به اموال مسافران ديگررا در سردارند از صلابت، ابهت و انضباط حاكم بر اين افراد بخود آيند و از آن هوس نكوهيده درگذراند. گاه و بيگاه و به هر علت ممكن است ميان افراد پرسنل برخوردهایی پيش آيد كه منجر به رويارويي و درگيري شديد آنها گردد. چنين پيشامدها نشانه‏اي از سستي مديريت و بيش ازآن نموداري از عدم توجه مأمورين امنيت و حفاظت هتل نسبت به وظيفة خود محسوب مي‏گردد. قسمت حفاظت هتل موظف است تا از هرگونه درگيري ميان كاركنان پيشگيري كند و بدين ترتيب از خدشه‏دار شدن حيثيت هتل ممانعت نمايد. از ديگر وظايف اين قسمت آن است كه در استخدام افراد جديد به مديريت هتل ياري مي‏رساند. بدين‏گونه كه فرمهاي تكميل شده توسط متقاضيان استخدام در هتل را به منظور بررسي و تحقيق دربارة مندرجات آنها به افراد اين بخش مي‏سپارند تا دربارة صحيح يا نادرست بودن اطلاعات داده شده بررسي لازم به عمل آيد.

نمونه ‎‏هايي از دستبردهاي كوچك ولي بسيار پراهميت در محيط هتل مشاهده گرديده است كه طي آن مسافرهايي بعضي لوازم از قبيل حوله، زيرسيگاري، قاشق و چنگال و از اين گونه را با خود برده‏اند و يا وسايل ديگري از هتل را به همراه خود به كنار استخر هتل مي ‏آورند ولي آن را به اتاق خود باز نمي‏گردانند. بدين ترتيب در مدتي كوتاه بسياري از لوازم مفقود مي‏گردد وخسارت سنگين بر اموال هتل تحميل خواهد شد. برعهدة بخش امنيت و حفاظت است كه از چنين رويدادها جلوگيري نمايد و براي اين منظور مي‏توان حوله‏هاي مخصوص كنار استخر هتل را با رنگ ويژه‏اي انتخاب نمود.همچنين بهتر است حوله‏هاي مخصوص هر طبقه يا اتاقها را از رنگ معيني انتخاب كرد تا كنترل آن به سادگي انجام گيرد. همين طور بهتر آن است كه سرويس غذاخوري رستوران را به نوع يا رنگ ديگري انتخاب نماييم تا از سرويس موجود در تريا قابل تفكيك باشد. براي جلوگيري از مفقود شدن حوله‏هاي كنار استخر همان بهتر كه ترتيبي داده شود تا حوله در همان كنار استخر به مسافر تحويل داده شود و رسيد امضاء شده دريافت گردد، زيرا در چنين صورتي کمتراحتمال مي‏رود كه مسافري از بازدادن حوله يا وسايلي از اين قبيل خودداري نمايد و آن را با خود ببرد. وقتي كه مسافري با سپردن امضاي خود وسيله‏اي را تحويل مي‏گيرد با اين مانع روبه رو خواهد شد كه درصورت بازپس ندادن آن مي‏بايست بهاي معادل را بپردازد و بدين‏گونه از بعضي دستبردها نيز جلوگيري خواهد شد.

ديگر از وظايف مربوط به اين بخش جلوگيري از مزاحمت بعضي مسافرين براي ديگران است. ديده شده است كه برخي مسافرين مانع آسايش ديگران مي‏شوند و لازم است در نخستین بار با چنين افرادي با خوشرويي، مهرباني و متانت، به طوري كه آزردگي خاطري پيش نيايد توضيح دهند كه ايجاد مزاحمت براي ديگران كاري ناپسند است و سپس توصيه نمايند كه از تكرار آن خودداري گردد. يكي از ناپسندترين كارها آن است كه اموال مسافري در هتل به سرقت برود خواه چنين عملي توسط ميهمان ديگر هتل و خواه با دست يكي از كاركنان انجام گرفته باشد. طبيعي است كه در چنين صورتي مسافر تصور نخواهد كرد كه سرقت از او توسط مسافر ديگري انجام شده است و مسؤوليت اين كار زشت را بر عهدة كاركنان هتل خواهد گذاشت. در اينجا نقش و اهميت سرنوشت‏ساز اين بخش به خوبي آشكار مي‏شود كه با جلوگيري از چنين كارها از بروز بسياري مشكلات بعدي نيز ممانعت خواهد نمود. يكي از غفلتها كه از بعضي مسافرين سرمي‏زند آن است كه به هنگام خواب و استراحت از قفل كردن در اتاق خود كوتاهي مي‏كنند و باعث بروز گرفتاري و دردسرها براي پرسنل اين بخش مي‏گردند، چرا كه در اين صورت ممكن است مسافر ديگري فرصت را مناسب ديده و دور از چشم افراد حفاظت وارد اتاق گردد و به سرقت اموال وي دست يازد. گاهي نيز بعضي مسافرين از اتاق خود خارج مي‏شوند و از قفل كردن آن غافل مي‏مانند و بدين ترتيب مناسبترين فرصتها را براي سارقين فراهم مي‏آورند و در واقع چنين افرادي را دعوت به سرقت اموال خود مي‏نمايند. مي‏دانيم كه چنين افراد شرور و بي‏ بندوبار، شيوه‏هاي ناشناخته و خاص خود را در سرقتها به كار مي‏برند، ولي بايد در نظر داشت كه هوشياري و مراقبت و رعايت احتياط مي‏تواند بزرگترين موانع در راه اجراي مقاصد آنها ايجاد نمايد و اين امر با كنترلها و بيداري افراد اين بخش به خوبي ميسر خواهد گرديد. اينك لازم مي‏دانيم بعضي نكات مربوط به كاركنان هتل را كه با مطالب اين گفتار ما ارتباط مستقيم دارد يادآوري نماييم:

كاركنان هتل به هيچ روي مجاز نيستند كه ميهمان با خود به داخل هتل بياورند و اين مهم بايستي در ساعت فراغت آنها نيز به مورد اجرا گذاشته شود. در جايي كه از خود ميهمانان پذيرايي مي‎‏كنند نبايد بنشينند و اين از وظايف بخش حفاظت است كه آنها را از اين كار بازدارند. تعدادي از كارمندان هتل مجاز هستند كه با ميهمانان بنشينند كه بايد آنها را مستثني كرد. از آنجا كه ميهمانان نسبت به كاركنان هتل آشنايي مي‏يابند، كاركنان نبايد با دوستان خود در محيط كار سرگرم گفت و شنودهاي سبك‎سرانه و شوخي ‏آميز شوند، زيرا چنين كاري به عنوان عدم توجه و بي ‏احترامي نسبت به ميهمانان تلقي مي‏شود. رفتارهاي سبك و بي ‏توجهي نسبت به ميهمانان از كارهاي ناشايست است كه نبايد از كاركنان هتل مشاهده شود. اگر ميهماني براي انجام كاري خواسته‏اي داشته باشد يا دستوري بدهد كاركنان نبايد به اين دليل كه ساعت كار آنها به سر رسيده از انجام آن خودداري كنند و يا چنانچه در ساعت كار دستوري به آنها داده شود سرگرم گفتگو با دوست خود باشند و خواستة ميهمان را ناديده بگيرند. كاركنان هتل اجازه ندارند از دوستان خود حتي در سالن ويژه كارمندان هتل پذيرايي كنند. بارها ديده شده است كه لوازم و وسايلي از هتل توسط دوستان بعضي از همين كارمندان از هتل خارج شده و به زبان ساده ‏تر به سرقت رفته است.ازاين روي لازم است به نكات فوق توجه كافي مبذول گردد.در صورتي كه ضرورت ايجاب كند كاركنان هتل مي‏توانند در ساعت كارخود با دوستان خويش تماس حاصل نمايند، ولي اين كار بايستي درزمان بسيار كوتاه و جلوي در ورودي هتل انجام شود.

ممكن است مسافرين پس از ترك هتل خوراكي هايي نظير شيريني و ميوه را به كاركنان هديه كنند. خارج كردن اين قبيل هديه ‏ها نيز ممنوع است ولي مي‏توانند آن را در سالن غذاخوري كاركنان به مصرف برسانند. اما چنانچه لوازمي از نوع پوشاكها به كاركنان هتل داده شود مي‏توانند پس از بازبيني توسط افراد بخش امنيت، آن را از هتل خارج سازند. آنچه گفته شد از نكات مهمي است كه اجراي هرچه دقيقتر آن ضرورت دارد و كاركنان بخش امنيت ملزم به نظارت براجراي آن هستند و همچنين مقررات جاري هتل توسط كارمندان نيز بايد با هوشياري و كنترل افراد بخش حفاظت به طور دقيق رعايت گردد. 

ساعت كارت زن يا  Time Recorder

 يكي از نشانه هاي نظم و ترتيب و حسن جريان كارها در هر مؤسسه يا هتل، كنترل حضور و غياب مرتب كاركنان آن مؤسسه است. بدين ترتيب پرسنل هتل، وقتي آگاه شوند كه افرادي مراقب حضور وغياب آنها هستند. به تدريج به وقت شناسي و حضور  به موقع درسر خدمت عادت مي كنند و مقيد مي شوند كه اوقات كار را ضايع نكنند و باعث ركود و كندي جريان عادي كارها نشوند.

معمولاً براي كنترل بيشتر و دقيقتر امر حضور و غياب، در مؤسسات از دستگاهي به نام «ساعت كارت  زن» استفاده مي كنند.

اين ساعت در نزديكي در ورودي كاركنان هتل قرار مي گيرد و ساعت ورود و خروج آنها را درج، و مشخصاً تعيين مي نمايد. حسابداري هتل در آخر هر ماه در تنظيم ليستهاي حقوقي ، آن را ملاك عمل قرارمي دهدو نسبت به پرداخت حقوق پرسنل، به ميزان كاركرد طول ماه اقدام مي نمايد.اين كنترل، علاوه بر نشان دادن اوقات كار ، وسيله اي است براي تشخيص كاركنان مفيد و وقت شناس، از افرادي كه پايبند قيد و نظم كافي نيستند.

 نويسنده : اصغر ژيان دربندي