وظايف رسپشنيست

یک رسپشنیست که در ارتباط با وظیفه خویش به مسؤولیتهای خود نیز بیاندیشد, بهتر است نکات زیر را در محیط هتل با دقت و صحت اجرا نماید:

• وی مسؤول است که اتاقهای هتل را به میهمانان و واردین اجاره دهد و این کار باید با بینش کامل و از روی شناخت صحیح و اطمینان از درستکاری آنها به انجام رساند و آنگاه نام و مشخصات هر یک از واردین را ثبت کند.

• تنظيم فرمهايي كه ازهرمسافر به محض ورود به هتل آنرا پر می کند؛

•  قراردادن اطلاعات لازم نسبت به هتل در اختيار مسافران؛

• قراردادن اطلاعات كافي دراختيار مسؤولان هتل در مورد مسافران تازه وارد؛

• تبديل پول مسافران؛

• گرفتن نامه و پيغام هاي كه براي مسافران مي رسد و يادداشت كردن پيغامها و رسانيدن آنها به مسافران در اولين فرصت؛

• تذكر اشتباه همكاران خود به آنها، البته اين تذكر بايد طوري با خوشرويي و ملايمت داده شود كه تأثير منفي نگذارد و آنها را به عكس العمل يا عدم اطاعت وادار نكند؛

• تنظيم كردن و قرار دادن اسليب هر مسافر با دقت كامل در رك مطابق با آنچه درقسمت (جزئيات و چگونگي انجام كارهاي روم رك) سخن رفته است

• آگاه ساختن مديريت هتل از ورود ميهمانان بسيار مهم و همچنين ورود مسافرين مشكوك و گزارش آن به دايرة حفاظت از وظايف رسپشنيست محسوب مي‏گردد. از ديگر وظايف وي آنست كه «رك» اتاقها را كنترل نمايد كه مبادا اتاقي خالي بماند ، اتاق مسافر را در صورت نياز تعويض كند و گزارش رسيده از بخش خانه‏داري را با «رك» اتاق مسافرتطبيق دهد. يك متصدي رسپشن مي‏تواند عامل مؤثري در زمينة فروشهاي هتل به شمار رود و آنگاه كه با مسافري خسته هم كلام مي‏شود با خوشرويي با وي سخن بگويد و تا آنجا كه مي‏تواند خواسته‏هاي مسافر را هرچه زودتر و با مهرباني برآورده سازد؛

• قسمت رسپشن بيش از ديگر بخشهاي هتل با مسافرين و ميهمانان مصاحب است و آنها به طور معمول دربارة هريك از مواردي كه انتقاد يا شكايت داشته باشند، ناخشنودي خود را به رسپشنيست اطلاع مي‏دهند و گاه شخص او را مسؤول مي‏دانند و مي‏خواهند كه وي در رفع آن اقدام نمايد و اين از وظايف رسپشنيست خواهد بود كه با نرمي و ملاطفت و دلجويي با منتقدان رفتار كند و در صورتي كه صحت انتقادها را تأييدكند با انعکاس آن به مديريت هتل در رفع آن اقدام نمايد؛

• رسپشنيست باقسمت «كشيرمادر» در مورد «چك‏آوت» و «چك‏اين»ها همكاري مي‏نمايد، گزارشهاي رسيده از مهندسي را با «رك» تطبيق و بررسي مي‏كند و همچنين دفترچه مربوط به گزارش‏ها و يادداشتهاي همكاران خود را كه دربارة كارهاي در دست اقدام مربوط به مسافرين است بررسي و در انجام آن كوشش ‏نمايد؛

نويسنده : اصغر ژيان دربندي