يك مدير فرانت آفيس كه درانجام وظايف خود به قابليت و لياقت خويش اطمينان داشته باشد مي‏بايست بدين نكات به عنوان مواردي كه تنها برعهدة اوست توجه نمايد:

1.       كاركنان بخش فرانت آفيس را سازمان وآموزش دهد؛

2.       آشنا كردن با تشكيلات و سيستم گردش كار؛

3.    همچون يك «سوپر وايزر» يا سرپرست و راهنما تمامي فعاليّتهاي كاركنان فرانت‏آفيس را زير نظر بگيرد و اين نظارتها بايستي چنان به انجام رسد تا كليه امور جاري هتل باتوجه به قوانين مملكتي و مقررات و سياستهاي اجرايي هتل فرجام پذيرد؛

4.       رزروهاي هتل را زير كنترل داشته باشد و ميزان رزروهاي احتمالي آينده را برآورد كند و بر تعداد اتاقهاي اشغال يا اشغال ناشده نظارت نمايد؛

5.       مسؤوليّت مكاتبات مربوط به هر اتاق، رزرو شدن و سرويس مربوط به هريك از اتاقها بر عهده مدير فرانت‏آفيس است؛

6.    اجاره دادن اتاق توسط متصديان ديگر و نحوة كار را سرپرستي دقيق و به نحوي هدايت كند كه مسؤوليّت خود را در زمينة‌ توليد بيشترين ميزان درآمد از اجازة اتاقها به انجام رساند و آموزش لازم براي اجارة هرچه بيشتر اتاقها به متصديان ديگر ارائه دهد و در ساعتهايي كه محيط هتل شلوغتر از بقيه مواقع است و يا آن گاه كه يكي از متصديان براي صرف غذا رفته، بجايش انجام وظيفه نمايد و با همكاران خود احساس همياري و همفكري داشته باشد؛

7.    با دريافت هرنوع انتقاد يا شكايت مربوط به اتاقها، سيستم پست، فكس و پيامهاي تلفني و شخصي در رفع كمبودها و نواقص به روش صحيح اقدام كند و در جهت رفع اشتباهات و تصحيح آنها گامهاي مفيد بردارد؛

8.       با ديگر بخشهاي هتل نيز همكاري داشته باشد؛

9.       وضعيت صورت حسابها را سرپرستي و بررسي نمايد؛

10.  با ميهمانان و مسافران به شايستگي ملاقات و در كمال ادب و تواضع و متانت به آنها خوش آمد بگويد؛ گزارش روزانة فعاليتهاي جاري براي ارائه به مديريت هتل تهيه نمايد.

صفحه قبل