تفكيك بخشها

افزايش حجم كارها در مؤسسات يا سازمانها كه براي انجام آنها به وجود تخصص  و مهارتهاي ويژه نياز مي افتد، مديران را بر آن مي دارد كه بخشي از مسؤوليت خود درانجام كارها را به كسان ديگر واگذار كنند. در هتلها نيزتفكيك و تقسيم كارها صورت مي گيرد و با شكل مديريت قسمتها توسط مديران مسؤول مشخص مي گردد. براي كنترل بهتر و انجام دقيقتركارها نيز بهتر است  يك مدير دانسته باشد كه مسؤول هريك از بخشها چه كسي است و اداره كارهاي آن قسمت بر عهده كيست.

در صنعت هلتداري تمام قسمتهاي هتل با يكديگر بستگي دارند و كارهاي  هر يك از بخش ها با امور جاري ديگر قسمتها پيوستگي دارد و چنانچه بخش يا  قسمتهايي از هتل  بخوبي انجام وظيفه نكنند ديگر بخشها را نيزتحت تأثير خود قرار خواهد داد.

از اين حقيقت دانسته مي شود كه جداسازي بخشها  در هتل بدان معني نيست كه قسمتهاي مختلف هتل بايكديگر ارتباط ندارند يا فعاليت آنها جدا ازيكديگر انجام مي شود بلكه موضوع كاملا برعكس خواهد بود چرا كه هريك از بخش ها باديگري مربوط      مي گردد و مثلاً قسمت خانه داري با بخش فرانت آفيس  وابسته است و فرانت آفيس به قسمت خانه داري احتياج دارد و هر دو به يكديگر نياز دارند و همچنان كه يك مدير به كاركنان خود احتياج دارد، كاركنان نيز به مدير نيازمندند و اين احتياج بيشتر جنبه مادي دارد، ولي جنبه معنوي نيز درآن بي مورد نخواهد بود و براي هر چه بهتر انجام شدن كارهاي هتل وجود اين ارتباط و استحكام آن همكاري مداوم ميان تمامي كاركنان هتل و مديريت آن ضروري است.

كارگران ساختماني به غلط چنين فكر مي كنند كه مسؤوليّت همه كارها بر عهده سركارگرآنها است و خود هيچگونه مسؤوليتي ندارند و با همين انديشه نادرست تلاش مي كنند كه هر گاه بتوانند از انجام كار شانه خالي كنند و كار رابه تعويق اندازند و چون بررسي و كنترل دقيق در اين زمينه ها به عمل نمي آيد، كارها دچار وقفه مي گردد. در هتلها نبايد در اين موارد سهل انگاري شود بلكه ضروري است مسؤوليت يكايك پرسنل و كاركنان آن مشخص و تعيين گردد و اين فرهنگ آموزش داده شود كه تمام مسؤوليّت بر عهده رئيس قسمت نهاده نشده و هر كس مرتكب خطايی شود به معني آن است كه مسؤوليّت آن را متوجه ديگر افراد ساخته وآسيب ناشي از آن به تمام قسمت و هتل خواهد رسيد.

از اين روي بايد كارها را به طور دقيق تقسيم بندي نمود تا هرگاه خطایي از كسي سر بزند به آساني مشخص گردد. چنانچه تقسيم بندي كارها انجام نگيرد كارمندان يا كاركنان نيز مسؤوليت معيني را نخواهند پذيرفت، يا احساس مسؤوليت نخواهند كرد و آن گاه كارها دچار ايستايي خواهد گرديد. تقسيم بندي كارها و تعيين وظايف هريك از كارمندان يا كاركنان هتل موجب مي شود كه تمامي افراد به انجام وظيفه مجبور باشند و بدون كوچكترين اهمال كاري و تعلل در اجراي آن كوشش نمايند. اين نكته را هم ياد آوري كنيم كه اگر به مديران قسمتها اختيار در تصميم گيريهاي معين داده نشود مانند آن است كه تقسيم كارها انجام نگرفته است و بهتر آن كه شرح وظايف و حدود مسؤوليتهاي مديران به روشني تعيين گردد.

چنانچه تقسيم بندي و تعيين مسؤوليت در بخشهاي هتل انجام نشود، اداره و اجراي كارها به هيچ صورتي ممكن نخواهد بود چرا كه اين كمبود به معناي آن است كه هتل به بخشهاي جداگانه تقسيم نگرديده و مسؤوليّت كارها تمام بر عهده مدير هتل افتاده و اين مشكلي است كه حل آن به تنهایي از مدير هتل برنمي آيد و مدير هتل نمي تواند مسؤوليت مستقيم تمامي بخشها را به عهده بگيرد. نتيجه بسيار ساده اي كه از چنين وضعي به دست مي آيد آن است كه هرگاه مدير يا مالك هتل به استراحت برود يا مدتي هتل را ترك و به مسافرت برود كارهاي آن به تعطيل خواهد افتاد. همچنين اگر خود با دست ياري افراد خانواده و نزديكان بخواهد كارها را انجام دهد بطور قطع ناممكن خواهد بود و حتي در يك هتل كوچك نيز ناهماهنگي و هرج و مرج بروز خواهد كرد. در هتلهاي كوچك چندان نيازي به وجود تمامي بخشها نيست و ممكن است مسؤوليّت دو بخش را به يك نفر سپرد و مسؤول آن قرار داد ولي در هتلهاي بزرگ چنانچه تقسيم بندي بخشها و تفكيك آنها همراه با رعايت سلسله مراتب صورت نگيرد، مشكلات فراواني بروز خواهد كرد.

براي آنكه تقسيم بندي بخشها و تفكيك وظايف هر يك به خوبي انجام شود، بهتر آن است كه ابتدا نيازهاي هتل  و پرسنل مورد احتياج و شعبه هاي تخصصي ومهارتهاي فردي در نظر گرفته شود و آنگاه با تهيه چارت سازماني و تعيين تعداد پرسنل هر بخش و مجزا ساختن شيفتها و ساعات كار با توجه به گستردگي و حجم كارها تقسيم بندي را به انجام رسانيد. بايد دانست كه اجراي تقسيم بندي در هتل و اجراي مسؤوليت به بخشها بدان معني نيست كه هريك از قسمتهاي هتل به اجبار بايستي پولساز هم باشند و اين تصوري نادرست است. مثل باغباني در هتل جزء هزينه هاي سربار است ودرآمدي ندارد و نمي توان فضاي سبز را بدون باغبان رها كرد، بلكه بخشهاي مختلف با يكديگر پيوستگي نزديك دارند بعضي قسمتها به پولساز بودن قسمت ديگري از هتل ياري مي رسانند. رستوران درهتل يك بخش پول ساز است ولي به تنهايي نمي تواند پولساز باشد. بخشهايي نظير قسمت خريد، آشپزخانه و انبار بايد با آن همكاري كنند تا اين قسمت بتواند درآمدي به دست بياورد پرسنل نيز با يكديگر ارتباط شغلي دارند. آشپز درآشپزخانه كار مي كند تا فروشنده رستوران (گارسن ) پول به دست بياورد و در اين صورت است كه رستوران پولساز خواهد بود.

تعداد قسمتهاي موجود در يك هتل با نوع معماري ساختمان، درجه هتل و كوچك يا بزرگ بودن آن تفاوت مي كند به طوري كه بعضي از قسمتها را مي توان در هتلهاي بزرگ داير كرد ولي در بعضي هتلها در اصل نيازي به وجود آنها نخواهد بود و برقراري آنها و گماردن افرادي براي كنترل آن مقرون به صرفه نخواهد بود.  

نويسنده : اصغر ژيان دربندي