همانطور كه قبلاً گفتيم روي سطح شيب دار رك ، از
قبل همه طبقات مختلف هتل مشخص شده و اتاقهاي هر
طبقه نيز از حيث تعداد و نوع ، معلوم است.
كنار هر شكاف كه اسليپ در آن قراردارد، پلاكي نصب
شده كه شماره اتاق روي آن نوشته شده. رنگ پلاك
همانطور كه در جعبه كليد مشخص بود، اينجا نيز مشخص
است، يعني اگر اتاق حمام داشته باشد. پلاك آبي است
اگر حمام نداشته باشد رنگ پلاك قرمز است و اگر
آپارتمان باشد، رنگ پلاك نارنجي است.
پس از اين كه اسليپ را روي رك قرار داديم ، يك
طلق
قرمز به عرض دو سانتيمتر در گوشه راست آن قرار مي
دهيم و اين تلق قرمز مفهومش اين است كه از اين
تاريخ ، اين مسافر صورتحساب دارد و تا هنگامي جه
مسافر مزبور صورتحساب خود را نپرداخته باشد اين
تلق قرمز در سمت راست نوار قرار دارد و موقعي كه
صورتحساب را پرداخت ، تلق را از طرف راست نوار به
طرف چپ مي بريم ، پس اگر در محل اسليپ يك مسافر ،
تلق قرمز در طرف چپ باشد. مفهومش اين است كه مسافر
صورت حساب خود را پرداخته است .
اگر مسافري يك يا چند شب در اتاق ديگر به
سر برده باشد و بعد اتاق خود را عوض كرده باشد. ما
اسليپ او را مطابق شماره جديد اتاقش عوض مي كنيم و
در محل جديد قرار مي دهيم. اما براي اين كه معلوم
باشد اين مسافر صورتحساب قبلي دارد يا خير، تلق
ديگري به رنگ سبز، به عرض يك سانتي متر روي تلق
قرمز قبلي قرار مي دهيم بنابراين اگر روي اسليپ در
سمت راست، دو
طلق
، يكي دو سانتي متري و ديگري يك سانتي متري باشد.
مفهومش اين است كه اين مسافر صورتحساب قبلي دارد
كه بايد تصفيه كند. بديهي است اگر مسافر، صورتحساب
قبلي را بپردازد،
طلق
باريكتر برداشته مي شود.
اگر اتاقي خرابي داشته باشد، از اين جهت كه
رسپشنيست اطلاع داشته باشد و آن اتاق را در اختيار
مسافر قرار ندهد، به
جاي اسليپ نام مسافر، يك كارت قرمز رنگ كه روي آن
نوشته شده
000
(يعني اتاق خارج از سرويس
Out Of Order
) در شكاف كركره
اي
روي رك در همان شماره قرار مي دهيم، در نتيجه
رسپشنيست با يك نگاه در مي يابد كه آن اتاق خرابي
دارد و براي پذيرفتن مسافر آماده نيست.
چنانچه مسافر، اتاق خود را تخليه و هتل را ترك
نمايد ، اسليپ آن مسافر را از آن شماره بر مي
داريم ، اما تلق قرمز در گوشه چپ نوار كركره
اي
باقي مي ماند. بنابراين اگر در شماره اي
طلق
قرمز بدون اسليپ در گوشه چپ باشد، مفهومش آن است
كه آن اتاق هنوز نظافت نشده و پس از آنكه بخش خانه
داري هتل گزارش داد كه اتاق نظافت شده، تلق قرمز
برداشته
مي
شود.
اگرروي نوار كركره
اي
رك خالي باشد و هيچ گونه
طلق
يا اسليپ در آن قرار نگرفته باشد، مفهومش اين است
كه اين اتاق براي پذيرفتن مسافر آماده است و
رسپشنيست مي تواند آن را در اختيار مسافري كه
مراجعه مي كند قرار دهد.
اگر مسافري به قسمت رسپشن اطلاع دهد كه فردا اتاق
را تخليه و هتل را ترك خواهد كرد. يك نوار تلق
مشكي در شماره مربوط روي كلمه تعداد قرار داده مي
شود، بنابراين هرگاه چنين
طلقي
روي نوار كركره
اي
باشد مفهومش اين است كه اين اتاق فردا خالي خواهد
بود.
اگر اتاقي قبل از ورود مسافر رزرو شده باشد، به
جاي اسليپ، يك كارت زرد قرار داده مي شود، پس روي
هر نواري كه كاغذ زرد قرار داده شده باشد، آن اتاق
رزرو شده است.
در قسمت جلوي رك مسافران، يك كشو كوچك تعبيه شده
كه هر وقت مسافري اتاق را تخليه و هتل را ترك كرد،
اسليپ نام او جهت تهيه آمار روزانه مسافرين خروجي،
از روي نوار برداشته و در آن جعبه قرار داده مي
شود.
چنانچه مسافريني به صورت گروهی
داشته باشيم كه تعداد آنها ده يا بيست
تن
باشد و چند اتاق را در اختيار بگيرند براي اين كه
رسپشنيست با يك نگاه بداند چه اتاقهايي در اختيار
افراد اين گروه است به ترتيب زير عمل مي كنيم:
1) اسليپ را در نوار كركره
اي،
كه شماره اتاقها را دارد،
مي گذاريم.
2) به
جاي طلق قرمز در گوشه طرف راست هر يك از اسليپها
كه مربوط به افراد آن گروه است
طلق
آبي قرار مي دهيم . به اين ترتيب رسپشنيست مي داند
كه تمام اسليپ هايي كه تلق آبي دارد مربوط به
افراد آن گروه مي باشد، حتي اگر يك يا چند نفر و
يا تمام آنها در يك طبقه هتل سكونت كرده باشند،
به هر حال
با اولين نگاه تشخيص داده مي شود.
3) اگر احياناً دو گروه يا بيشتر مسافر داشته
باشيم، مي توانيم نوع
طلق
هر گروه را پر رنگتر يا روشنترانتخاب كنيم . با
اين كار هر گاه سرپرست يك گروه به قسمت رسپشن
اطلاع دهد كه در ساعت معيني كليه افراد گروه را
بيدار كنيد يا هر سفارش ديگري بدهد، بدون اشكال،
قسمت رسپشن مي تواند آن تقاصا را به موقع انجام
دهد.
براي پي بردن به تعداد و نوع تخت هاي موجود درهر
اتاق مي توان تعداد آنها را در سمت چپ روي نوار
كركره اي يادداشت نمود، به اين ترتيب كه اتاقهايي
كه داراي دو تخت يك نفره مي باشد با كلمه توئين
(Twin)،
و اتاقهايي كه داراي يك تخت دو نفره است با كلمه
دبل
(Duble)
و اتاقهايي كه داراي يك تخت يك نفره است با كلمه
سينگل
(Single)
و اتاقهايي كه داراي سه تخت مي باشد،
باكلمه تريپل
(Triple)
مشخص مي گردد.
اين فرم در
RACK
قرار مي گيرد ،مي توان خارج از سرويس بودن بعضي از
اتاق ها را نشان داد كه بعد از پايان انجام كار از
Rack
برداشت و اتاق آماده فروش مي شود .
توضيح اينكه با سيستم كامپيوتري نرم افزار هتلداري
نيز تمام موارد بالا كامل تر طراحي شده است
|
اتاق خارج از سرويس
تا
تاريخ
OUT OF ORDER
|
شماره اتاق
|
|
نقاشي
برق
لوله
كشي
موكت
كاري
ضد
عفوني
تغيير
دكور
بخاري
بنايي
دلائل
ديگر
|
ROOM RACK SLIP
|
|
تعداد |
|
|
شماره
اتاق |
|
|
|
|
قيمت شماره
تور يا گروه تاريخ
خروج تاريخ ورود |
|
آدرس |
|
كشور
شهر |
برگه رزرو
RES. SLIP
|
اتاق |
نام |
نرخ |
|
ماه |
ورود |
خروج |
مدت اقامت |
|
توضيحات |
دراين سيستم چراغهاي بسيار كوچك، درحد يك عدس، به
رنگهاي زرد و قرمز و سفيد پهلوي شماره هاي رك
اتاقها قرار دارد.
چراغ زرد، علامت آن است كه اتاق
رزرو است ولي مسافر آن هنوز نرسيده است.
چراغ قرمز مي رسانند كه اتاق ، خارج از سرويس است
(تحت تعمير يا در حال نظافت ).
چراغ سفيد، يعني اين كه اتاق آماده فروش و پذيرش
مسافر است.
در قسمت روم سرويس، تابلویي
وجود دارد، در صورتي كه چراغ فرمز شماره اتاقي
روشن شود، خانم اتاقدار، پي مي برد كه مسافر، اتاق
را تخليه كرده و بايد نظافت شود.هنگامي كه كار
نظافت پايان يافت، خانم اتاقدار از روم سرويس، دکمه
چراغ قرمز را مي زند و چراغ سفيد رسپشن بطور
اتومات روشن مي شود كه نشانه آماده بودن اتاق براي
فروش است.
اگر اتاقي پر باشد، در قسمت رسپشن و روم سرويس،
براي آن اتاق چراغي روشن نخواهد شد. اين چراغها
به دستگاه شارژر مجهز است و در حالت خاموشي برق ،
نور لازم به چراغها خواهد رسيد و ادامه كار دچار
وقفه نخواهد شد .
البته ازسيستم روم رك متحرك نيزدرهتلهاي كه با
سيستم گردش كاردستي كار ميكنند مي توان استفاده
نمود،كه
در اين مقاله فقط به چاپ عكس آن اكتفا گرديده
