جزئيات و چگونگي انجام كارهاي
Room Racks
اسليپ:
Slip
برگهاي كوچك را بدين نام ميخوانند و استفاده از
اين برگه بدان منظور است كه وقت و فرصت كاركنان
هتل هرچه بيشتر دركار مفيد و سازنده بگذرد و از
نوشتنهاي دوباره خودداري گردد. اسليپ را ميتوان
در رنگهاي مختلف تهيه كرد. اين برگه را بر روي
قسمتي از «فوليو» ميچسبانند و پس از ورود مسافر و
افتتاح حساب مخصوص، مشخصات وي را روي اين برگه ثبت
مينمايند و همين مشخصات را بر روي اسليپ روم رك،
رك اطلاعات و «رك» تلفنخانه نيز مينويسند. قطع و
اندازة برگههاي اسليپ ميبايد در حدودي باشد كه
بتوان آن را در «رك» يا «كيس»-
CASE
- هم جاي داد.
همچنین
ميتوان آن را تنها در يك بار تايپ نمود. پيش از
اين براي نوشتن اسليپ درچند نسخه ازكاربن استفاده
ميكردند،
ولي اين كاركه براي كاربن گذاشتن نيز مدتي وقت
لازم بود و سرانگشتان را رنگين ميساخت استفاده از
كاربن را روشي نامطلوب ساخته است و اينك به
جاي آن كاغذ ويژه
NCR
را به
كار ميبرند كه نيازي به كاربن ندارد و اين روش
تاحدود زيادي در فرصت و زمان به
كار رفته صرفهجويي مينمايد و كار را سرعت
ميبخشد و كاركنان نيز با شوق و علاقة بيشتري آن
را انجام ميدهند و صورت حساب مسافر به
طور پاكيزه و تميز به دستش ميرسد. اين كه چه
تعداد از برگههاي اسليپ بر روي هر فوليو باشد
تابع مقررات خاصي نيست و با نوع هتل ارتباط
مييابد. بعضي هتلهاا
يك اسليپ براي «روم رك» و يك اسليپ براي «رك
اطلاعات» و يك اسليپ هم براي تلفنخانه احتياج
دارند در حالي كه هتل ديگري ممكن است فقط به يك
اسليپ براي روم رك نياز داشته باشد. خلاصه آن كه
كاربرد اسليپ به منظور صرفهجويي در وقت
«رسپشنيستها» است تا از دوباره كاري و اتلاف وقت
جلوگيري شود و همچنين از اين برگهها براي يادداشت
نام مسافرين خروجي در دفاتر هتلها نيز استفاده
مينمايند. در سيستم كامپيوتري نيازي به اسليپ
نيست.
قبل از اين كه به جزئيات كارهايي كه وسيله رك ثابت
انجام مي شود بپردازيم ، در مورد اسليپ كه نام
مسافر روي آن نوشته مي شود توضيح مي دهيم:
اسليپ عبارت از يك نوار كاغذي نازك است به طول 10
سانتيمتر و عرض 5 سانتيمتر. اسليپ در چهار نسخه
نوشته مي شود. يك نسخه براي ارسال به حسابداري،
نسخه دوم براي تلفنخانه، نسخه سوم براي روم رك
نسخه چهارم براي رك راهنما. هنگامي كه اسليپ را در
شكاف رك قرار مي دهيم، نوار فلزي كركره
اي
، در لاي آن قرار مي گيرد. بدين ترتيب كه نيمي از
كارت در سطح بالاي نوار فلزي و نيم ديگر پشت نوار
فلزي قرار مي گيرد. روي اسليپ، نام، شماره اتاق،
ورود، قيمت، خروج ، تعداد پيش دريافت و نام كارمند
مسؤول چاپ شده است ، به اين صورت:
-
در قسمت نام ، نام مسافر ثبت مي شود؛
-
در قسمت اتاق، شماره اتاق؛
-
در قسمت ورود، تاريخ ورود مسافر به هتل؛
-
در قسمت قيمت ، نرخ اتاق؛
-
در قسمت خروج ،تاريخ خروج مسافر؛
-
در قسمت پيش دريافت، مبلغ بيعانه دريافتي؛
-
در قسمت كارمند مسؤول، نام كارمندي كه اتاق را
فروخته
است؛
-
در قسمت تعداد ، تعداد نفرات كه در آن اتاق سكونت
دارند ثبت مي شود؛
ولي اگر مسافران، همراه خود كودك داشته باشند ،
تعداد نفرات بزرگتر سمت چپ نوشته مي شود و در سمت
راست آن علامت + و بعد تعداد اطفال قيد مي گردد.
|
نام
Name |
اناق
Room |
|
ورود
In |
قيمت
Rate |
|
خروج
Out |
تعداد
Persons |
|
پيش در يافت
Deposit |
كارمند مسئول
Clerk |
|
سفيد |
آبي |
زرد |
قرمز |
|
نام
اتاق
توسط
خروج
توضيحات |
مثلاً اگر آقا و خانمي در يك اتاق سكونت داشته و
يك كودك همراه آنها باشد به اين صورت در مقابل
كلمه تعداد، روي كارت نوشته مي شود : 1 + 2
بدين ترتيب رسپشنيست با يك نظر به اسليپ، مي داند
كه مثلاً در اتاق شماره 110 چه كسي سكونت دارد.
تعداد همراهان او چند
تن
هستند. چه وقت وارد شده و در چه تاريخي خارج مي
شوند و …
تخت اضافي را نيز جلوي شماره اتاق مي نويسند ،
مثلاً اتاق 1+ 202 جلوي + تعداد تخت اضافي مي
باشد .
توضيح اين كه براي ثبت مشخصات شخصيتهاي بسيار مهم،
به جاي اسليپ معمولي ، از اسليپ رنگي مي توان
استفاده نمود.
