ميز رسپشن Reception Desk

به طور خلاصه بايد گفت كه يك رسپشنيست آن گاه كه پشت ميز قرار دارد مجاز به نشستن نيست و مي‏بايست كه تمام لوازم مورد نياز خود را زير انگشتانش داشته باشد و همة‌كارهاي مربوط به خود را باسرعت و درستي و رعايت نظم و ترتيب لازم و بي ‏هيچ اشتباهي انجام دهد. كاركنان قسمت رسپشن، بيشترين مواجهه را با واردين هتل دارندكه نقش برقراري روابط عمومي در هتل برعهدة آنها است. اين افراد به آساني مي‏توانند به گونه ای با ميهمانان رفتار كنند كه هتل را ميهمان به صورت خانة موقت يا خانة دومين خود بداند و با ديگركاركنان نيز روابط محبت ‏آميز برقرارسازد. لازم است كاركنان اين بخش با لباس يونيفورم مخصوص و شيك و برازنده به كار حاضر شوند و هرگز در زماني كه مشغول انجام وظيفه هستند، نبايد در حال خوردن آدامس يا خوراكي باشند و اين نكته رعايت گرددكه هيچ يك ازكاركنان ديگر بخشهاي هتل اجازه نداشته باشد پشت ميز مربوط به رسپشن قرار بگيرد و تنها كاركنان فرانت آفيس و سرپرست خانه‏داري هتل ودرصورت لزوم، كاركنان نظافت‏چي براي پاكيزه ساختن آن مجاز به رفتن پشت ميز رسپشن خواهند بود.

تعدادكاركنان اين قسمت باتوجه به وسعت هتل وحجم امورجاري تفاوت خواهدكرد.هرچه هتلي وسيعتروبزرگترباشد كارهاي مربوط به رسپشنيستها هم فزونتر و مسؤوليّت آنها حساستر خواهد بود.

در اين حال، قسمت رسپشن بايد در كارهايش به اندازه ای دقيق و بينا باشد كه هيچ گونه اشتباهي خواه از نظر شغلي و خواه از جنبة رفتاري از خود نشان ندهد.

چگونگي رفتار بخش رسپشن با واردين، در يك هتل كوچك يا بزرگ تفاوتي ندارد. آنچه در اين مورد قابل تفكيك مي‏شود حجم كار وشيوة ارائه خدمات است. گفتيم كه اگر بخش رسپشن در انجام وظيفه ‏اش بدقت عمل نكند موجب بروز اشتباهاتی در ديگر بخشها نيز خواهد گرديد و از آن جمله يادآور شديم كه چنين اشتباهي مي‏تواند به هنگام تعويض كارت شناسايي ميهمان روي دهد و اين بسيار ناخوش آيند خواهد بودكه يك صورت حساب اشتباه‏آميز به ميهمان ارائه شود. اين موضوع را باز هم ياد كنيم كه هدف ازاحداث تشكيلاتي به نام هتل و طرحها و برنامه‏هاي ارائه شده و نوآوري و تلاش در هرچه كاملتر ساختن امكاناتش، همان است كه بتوان واردين و ميهمانان بيشتري را به سوي هتل جلب كرد و اين «سرمايه‏ هاي كلان» را در جهت گسترش و پيشرفت هتل  به كار گرفت. آن سرماية نخست كه درآغاز اين سخن ياد كرديم در اختيار كاركنان هتل به ويژه قسمت رسپشن است و برعهدة آنهاست كه اين امكانات را به خدمت گيرند و مسافران و ميهمانان بيشتري را تشويق به مراجعه كنند.  نام و آوازه نيكوي كاركنان رسپشن مي‏تواند به شهرت و نيكنامي هتل كمك كند و برقدر و منزلت آن بيافزايد.

در جاي ديگر بدين مهم پرداخت ه‏ايم كه آموزش صحيح پرسنل و از آن جمله رسپشنيستها عامل سازنده‏اي است كه هرگزنبايدازنظر دور بماند. بي‏تجربه ماندن اين افراد و جدايي آنها از آموزشهاي لازم اين پي‏آمد ناخوش ولي حتمي را خواهد داشت كه در كارها دچار اشتباه گردندكه نتيجه ‏اش آسيب مستقيم بر مديریت وهتل خواهد بود. بخش رسپشن مي‏تواند درآمد هنگفت و قابل توجه عايد هتل سازد و تنها سرمايه‏اي كه در اين افزايش درآمد به كار خواهد افتاد همان رفتار پسنديده و همراه با نزاكت و تواضع خواهدبودكه درصورت عدم رعايت آن نتايج ناگواري را براي تمام قسمتهاي سرويس دهنده و پرسنل زحمت‏كش آنها به بار خواهد آورد.

وجود نظم و ترتيب دقيق در كار «رسپشنيست‏ها»، از نكات مهمي است كه بايد به خوبي رعايت كنند و از آن جمله بايد دفترچه‏ اي مخصوص داشته باشند تا وقايع روزانه،‌ شكايتها و انتقادات ميهمانان و تعهدهاي اخلاقي واطمينان هايي كه براي تعويض اتاق يا افزايش تعداد آن وغيره، به مسافرين سپرده ‏اند، يادداشت نمايند و در انجام بموقع آن تلاش كنند و هر يك از مواردي را كه خود به انجامش نرسانده ‏اند، به متصدياني كه شيفت بعد خواهندآمد اطلاع دهند و آنها نيز بي‏درنگ بدان توجه كافي داشته باشند.

صفحه  1    2 

نويسنده : اصغر ژيان دربندي