|
در يك هتل يا متل معروف يا گمنام كه بخواهد ارج و مقدارش
نزد مردم و مراجعين حفظ
می شود
و محبوبيت لازم براي ادامة فعاليّتهاي
خود را به
دست بياورد،
لازم است كه فضاي كافي براي استقرار ميز «رسپشن» و «رك»
كامپيوتر و ديگر وسايل كار براي پذيرش ميهمانان را در قسمت
«لابي» در نظر بگيرند و براي پذيرايي از ميهمانان در
پيشبينيهاي خود مكانهاي لازم را اختصاص بدهند. براي يك
«رسپشنيست» باتجربه و كاردان نميتوان در مورد تفكيك شغل
وي در يك هتل كوچك يا بزرگ، خط تقسيم كننده رسم نمود چرا
كه وي در هريك از انواع هتلها ميبايد كه به همان شيوة
شناخته شده انجام وظيفه كند و از اين نظر تفاوتي ميان
هتلها وجود ندارد. ممكن است يك هتل كه ما آن را «كوتاه
مدت» ميناميم داراي 200 اتاق و درمنطقهاي ميان دو شهر
بزرگ واقع شده باشد كه تعداد قابل توجهي از ميهمانانش
مسافرهايي باشند كه فقط براي يك شب در هتل اقامت ميكنند.
چنين هتلي نسبت به نوع ديگر كه در مركز يك شهر قرار گرفته
مشكلات و دشواريهاي بيشتري از نظر ارائه خدمات وسرويس
خواهدداشت. در هتلهايي كه مراكزشهرها را اشغال كردهاند،
مسافرين يا ميهماناني كه براي يك ماه نيز اقامت مينمايند
كم نيستند. همچنين گروههايي از مسافرين نيز هستند كه در
همين هتلها و فقط براي يك شب اقامت ميگزينند و نيز ممكن
است در يك زمان كوتاه تعداد زيادي ميهمان به هتل وارد
گردند ويا از آن خارج شوند. هتلهايي هم وجود دارند كه
سروكار آنها با گروههايي از مسافرين است و ميهمانان آنها
را اغلب مسافرهايي تشكيل ميدهند كه به
صورت گروهي وارد ميشوند. در همة انواع هتلها و نمونههايي
كه نام برديم، وظيفة «رسپشنيست» به يكسان اجرا ميگردد و
كارهاي مربوط بدانها همانند است از اين رو به مكان و فضاي
كافي نيازمند خواهند بود ونوع كارآنها به وجود يك ميزوسيع
و مجهز
نیاز
دارد تا بتوانند يك سرويس خوب و رضايتبخش ارائه دهند.
قادر باشند با ازدحام و تجمع ميهمانان سررشتة افكار و
اقدامهاي خود را حفظ نمايند و دچار اشتباه نشوند. ميز
«رسپشن» را از همان هنگام آغاز به كار بايستي به
طوري طرحريزي و آماده كنند كه بتواند پاسخگوي تمامي اين
نيازهاي كوچك و بزرگ باشد نه آن كه بيهيچ دورانديشي و
مشاهدة جوانب به طرح نوعي ميز يا فضاي ناسنجيده و غيركافي
دست يازند كه در آينده نزديك يا پس از افتتاح هتل و
رويارويي با مشكلات از تعويض آن چارهاي نباشد و هزينههاي
دوباره تحميل گردد.
آنگاه كه يك «رسپشنيست» با انبوهي از مراجعين روياروي
ميگردد كه براي اقامت در هتل خواستار ثبت نام دردفتر
مخصوص هستند،
بهترين روش براي پاسخگويي صحيح به آنها استفاده از «رجيستر
كارت» خواهد بود. اين كارت به
خوبي ميتواند مشكل ثبت نام ميهمانان را در مدتي بسيار
كوتاهتر فيصله بخشد. قبلا بعضي هتلها براي ثبت نام واردين
خودازدفتر ويژهاي استفاده ميكردند. مسافرين به نوبت
مراجعه مي كردند و با بيان نام و مشخصات خود خواستار
اتاقي در هتل مي شدند. پوشيده نيست كه اين روش تاحدودي
راندمان كار را در سطح پايين نگه ميداشت و ماية بروز
مشكلات جانبي ديگر نيز ميگرديد. استفاده از «رجيستر كارت»
براي اين منظور به
خوبي راهگشاي حل مشكل شد و مزايايي نيز به
همراه دارد:
نخست آن كه مسافري منتظر نميماند تا ميهمان قبلي او ثبت
نام خود را تمام كند و اين انتظار كشيدن نيز خود به نوعي
كاسته شدن از بازدهي و كارآيي است. در اين حال به هريك از
مراجعين يك كارت ويژه تحويل ميگردد تا آن را در آرامش و
بادقت تكميل نمايند و هريك از آنها كه پيش از ديگري كارت
خود را بازگرداند پيش از او هم اتاق خواهد گرفت. دوم اين
كه پس از مراجعة انبوه مسافرين و بيدرنگ ميتوان به تعداد
كافي از اين كارت را ميان آنها توزيع نمود و بدين ترتيب از
تراكم جمعيت در مقابل ميز «رسپشن» پيشگيري كرد. هريك از
مسافرين پس از دريافت رجيستر كارت در قسمت لابي مينشيند و
آن را تكميل مينمايد. «رسپشنيست» هم با آسايش خاطر و
آرامش فكري خود و با توجه به آنچه در «روم رك» به آساني
ميتواند تشخيص دهد كدام اتاقها تخليه گرديده و ميتوان
آنها را در اختيار مسافرين جديد قرار داده و كداميك هنوز
در اجاره است و كدامها براي چه مدتي رزرو شدهاند. مشاهده
ميكنيم كه با استفاده از «رجيستر كارت» ميتوان به سهولت
پاسخگوي انبوه مسافرين بود و رضايت خاطر آنها را فراهم
ساخت و هم بر ارج و مقدار هتل، پرسنل و آوازة آنها افزود.
نكتة مهمي كه يادآوري آن را لازم ميدانيم آن كه «رجيستر
كارت» از اوراق بهادار هتل شمرده ميشود و بايد مراقبت
نمود كه مفقود نگردد. براي كنترل دقيقتر ميتوان براي هر
«رجيستر كارت» يك شمارة مخصوص در نظر گرفت كه با شمارة
موجود در «فوليو» يكسان باشدكه اين خود نوعي كنترل شمرده
ميشود. علاوه بر آنچه دربارة مزاياي «رجيستر كارت» بيان
كرديم ميتوان نكات ديگري را نيز در همين زمينه توضيح داد
كه برتريهاي ديگر «رجيستر كارت» بر روش ثبت نام در دفتر را
بيشتر آشكار ميسازد:
1.
بيش از يك ميهمان ميتوانند در يك كارت ثبت نام نمايند؛
2. براي
مسافرين و واردين كه از راه رسيده و خسته هستند، تكميل اين
كارتها آسانتر است و به آنها آرامش ميبخشد؛
3.
ميدانيم يكي از وظايف هتل آنست كه اسرار مربوط به مسافرين
را محفوظ بدارد و از انتشارآن جلوگيري نمايد. از جملة اين
اسرار، همين مشخصات مسافرين است. با مشاهده شدن دفتر ثبت
نام توسط مسافرين ديگر، نميتوان اطمينان يافت كه اسرار
مربوط به ديگران محفوظ خواهد ماند،
ولي استفاده از «رجيستر كارت» ميتواند اين مهم را به
خوبي برآورده سازد؛
4.
كارت را ميتوان به تايپ كننده ارائه نمود و اين كار به
فوريّت
انجام ميشود؛
5.
كنترل اين كارتها به آساني صورت ميگيرد به
ويژه آن كه داراي شمارة رديف خاص خود نيز هست؛
6. از
آنجا كه رجيستر كارت جزو اوراق بهادار شمرده ميشود با
مفقود شدن يا ابطال آن ميتواند به آساني واقعيت را
دريافت. چرا كه اين كارت بايد بطور بسيار دقيق كنترل گردد؛
7.
قسمتي از«رجيستركارت» را ميتوان به
صورت «پرفراژ» تهيه نمودوآن را همچون كارتشناسايي به
كارگرفت؛
گفتني است كه «رجيستر كارت» را به مدت دو يا سه سال در
بايگاني هتلها نگهداري مينمايند.
كارت
شناسايي و مزاياي آن:
اين كارت همچنان كه از نام آن برميآيد حاوي اطلاعات مربوط
به دارندة آن است و در هتلهاي بزرگ ميتواند ازپيدايش
بسياري مشكلات جلوگيري نمايد.
بیشترمسافرين
در مراودات خود با هتل دچاراشتباه ميشوند، بدينگونه كه
گهگاه شمارة اتاق خودرا ازياد ميبرند و يا پس از تعويض
آن، شمارة اتاق پيشين خود را به
جاي اتاق جديد ميگويند. گروهي از مسافرين هستند كه هرگاه
در رستوران غذا صرف كنند بهاي آن را نقد نميپردازند و
مايل
اند
صورتحساب خود را امضاء نمايند تا به حساب آنها منظورگردد و
در اين حال، شمارة اتاق خود را نيز در همان صورت حساب به
طور نادرست مينويسند.به هردليل كه چنين شود ميتوان با
استفاده ازكارت شناسايي ازبروز آن جلوگيري نموده
وكافي است كه كارت شناسايي ميهمان را مسؤول
صندوق رستوران با صورت حساب وي تطبيق دهد تا شمارة اتاق به
طور صحيح نوشته و كنترل شود و از بروز مشكلات بعدي پيشگيري
به عمل آيد.
براي دريافت كليد از «رسپشنيست» هم ميتوان كارت شناسايي
را به
كار گرفت تا مسافري كليد اتاق ديگري را به اشتباه نگيرد.
اين نيز ممكن است كه مسافرين در حفظ و نگهداري كارت
خودچندان دقّتي
به
خرج ندهندكه براي ارج نهادن بيشتر بر اين كارت ميتوان
بخشي از آن را به ثبت مبلغ پيش دريافت (Deposit)
اختصاص داد كه خود به منزله برگة رسيد نزد مسافر ميماند و
به همين دليل در نگهداري آن كوشا و دقيق خواهد بود. همچنين
بر روي اين كارت ميتوان اطلاعات ديگري از قبيل ساعت و
زمان «چكآوت» و يا محل سپردن امانتها و توضيح در اين
باره كه هتل در برابر بدهي مسافر نميتواند چك حساب جاري
شخصي بپذيرد يا از اين گونه را هم قيد نمود. درزيرنمونة
فرم اين كارت را آوردهايم.
نكته كه لازم است در اينجا ياد آوري كنم دريافت
Deposit
در هتل از اهميت خاصي بر خوردار است زيرا مسافرين اغلب
مايل نيستند شناسنامه يا كارت شناسائي را در هتل امانت
بگدارند نگران هستند كه ممكن است موقع خروج فراموش كنند
دوم اينكه چنانچه
Deposit
دريافت شود با مسافر نما ها كمتر روبرو خواهيم شد مسافرين
كه از هتل استفاده ميكنند وقصد پرداخت ندارند ودر موقعيتي
هتل را ترك ميكنند كه اصطلا حا مسافرين
Skipper
مي ناميم و ديگر اينكه اگر محاسبه كنيد بخصوص در هتلهاي
بزرگ روزانه طلب هتل از مسافرين مقيم مبلغ بسيار قابل
توجهي است كه هتل هاي كه
Deposit
دريافت ميكنند جلوتراين درآمد به حساب هتل واريز شده كه
اگر درسال را كه 365 روز است محاسبه كنند مبلغ قابل توجه
خواهد بود بعبارتي قبل از خروج ميهمان ما پولمان را
دريافت كرده ايم در يكي از هتل هاي بزرگي كه بعنوان مشاور
مشغول بكار بوده ام پس بررسي ازسيستم اعلان كردم بايد
Deposit
دريافت كنيد متوجه شدند كه روزانه چنانچه هتل60% اشغال
باشد از مسافرين مقيم حدود50 ميليون طلب خواهد داشت كه
بهتراست كه
Deposit
جلو تر دريافت كنند و پس از محاسبه متوجه شدند كه درسال
چقدر بنفع هتل خواهد بود
نويسنده : اصغر ژيان
دربندي |
