اين متصدي اغلب در هتلهاي بزرگ فعاليت مي‏كند. وي بايد نام و مشخصات هريك از ميهمانان را در قفسة الفباي مخصوص خود داشته باشد يا در سيستم كامپيوتر تا به محض وصول پيغام ، فكس ، ايميل،  نامه يا پيامي براي يك ميهمان، آن را بي‏درنگ به دست وي برساند. اين بخش يكي از مهمترين خدمات را به واردين هتل ارائه مي‏كند و ارتباط آنها را با خانواده‏هايشان، يا محل تجارت و يا دوستان آنها برقرار مي‏سازد. يك پست كم تحرك و بي‏توجه در هتل به معناي سعي درايجاد نارضايتي ميان مسافران و مشتريان است ويك پست تأخيري يا بي ‏مسؤولیّت كه رسيده‏ها و ارساليها را مفقود نمايد موجب خسارت‏هاي مالي و ناخشنودي ميهمانان خواهد گرديد. در نظر بگيريم كه فكسي  بموقع و به آدرس يكي از تاجران ساكن هتل رسيده باشد، ولي متصدي پست با سهل‏انگاري خود باعث دير رسيدن آن شود، يك معاملة كلان انجام نخواهد شد چرا كه ممكن است فكس  حاوي تاريخ اجراي يك مزايده باشد.

متصدي پست مسؤوليّت كامل آن را در برابر ميهمانان و كاركنان هتل و ديگر اداراتی كه با هتل سروكار دارند، برعهده دارد. مسؤوليّت تحويل و رسانيدن آگهيهاي تبليغاتي هتل به رسانه‎هاي همگاني مانند راديو تلويزيون، تهية بسته‏هاي پستي، بازگشت دادن نامه‏ها و مراسلات رسيده براي آن دسته از مسافرين كه هتل را ترك كرده‏اند از ديگر وظايف متصدي پست است. همچنين لازم است وي بتواند پاسخگويي سئوالهايي باشد كه درباره قوانين پست، نرخ محموله‏هاي پستي در داخل و خارج از كشور، نرخ هريك از پستهاي هوايي، اكسپرس و سفارشي براي داخل و خارج مطرح مي‏گردد. اطلاع از كدهاي پستي شهري مزيتي است كه در تسهيل مشكلات مسافران هتل نقش عمده دارد، چرا كه آنها انتظار دارند يك متصدي پست در هتل نظير يك مأمور ادارة پست، آگاهيهاي لازم را داشته باشد و سرانجام مسؤوليّت تورهاي داخلي نيز برعهدة متصدي پست قرار دارد.