اين متصدي، اطلاعاتي را كه دربارة مسافرين و بر روي «ريجستركارت»  يا همان «كارت ورود» به هتل نوشته شده را روي «اسليپ» يا برگه‏هاي كوچك مخصوص» و «فوليوها» يا صورت حسابهاي مسافران مي‏نويسد و همچنين نام و مشخصات واردين و خروجيهاي هتل را درگزارشهاي روزانه‏اي

كه مي‏بايد به ادارة اماكن ارسال گردد، كنترل و ارسال ميكند وي نام مسافرين VAP را اطلاع ميدهد تا به اتاق اين ميهمانان ميوه ،گل ، شيريني  از طرف هتل ارسال كنند و چنانچه سيستم گردش كاردستي است نام ميهمانان هتل را  در دفتر ويژة «چك اين» و «چك آوت» يادداشت مي‏كند و كارت ورود يا «ريجستركارت» آن دسته از مسافرين كه هتل را ترك كرده‏اند، بايگاني مي‏كند و يك برگ از گزارشهايي را كه براي مديريت يا حسابداري هتل تنظيم شده بايگاني مي‏نمايد.

در سيستم كامپيوتري فقط كافي است مشخصات ميهمان را از روي ريجستر كارت به كامپيوتر وارد شود، بقيه كارها كه در بالا توضيح داده شد اتومات انجام خواهد شد