افرادي كه در اين بخش به
كار مشغول
اند
هريك داراي
مسئوليت
خاص خود ميباشند و از جهت ديگر ميتوان گفت كه
مسئول بودن آنها در ادارة صحيح امور هتل جنبة
مشترك دارد. هريك از كاركنان فرانت آفيس هنگام
اجراي وظيفه بايد هوشيار و چالاك باشد و به محض
برخورد با واردين مشكوك مراتب را به مديرهتل يا
حراست اطلاع دهد و از طرفي نيز بتواند با درايت و
زيركي خود مبلغي به عنوان پيش دريافت يا «دپازيت-
Deposit»
از مراجعين وبراي هتل به
دست آورد. مقامهايي كه در قسمت «فرانت آفيس» مسؤوليّت
دارند عبارت
اند
از:
01
مديريت
فرانت آفيس؛
02
رسپشنيست؛
03
متصدي اسناد و بايگاني؛
04
متصدي اطلاعات؛
05
متصدي كليد؛
06
متصدي پست يا كانسريج
(Concierge)
؛
07
متصدي تلفن؛
08
متصدي طبقه؛
09
متصدي شبانه؛
10
متصدي رزرو؛
11
متصدي ماشين حساب فرانت آفيس (Front
Office Cashier)؛
يادآور شويم كه در هتلهاي كوچك به وجود پارهاي از
پستهاي فوق نيازي نخواهد بود و در برخي هتلها
نيزميتوان ازوجود يك نفربراي تصدي چند پست مشترك
استفاده كرد.درهتلهاي عظيم و بسيار بزرگي كه سرعت
و دقت و درستي در انجام كار از جمله ضرورتهاي امور
محسوب ميگردد، به تمامي مشاغل و متصدياني كه
دربالا اشاره كردهايم نياز خواهد بود. براي اطلاع
بيشتر پيرامون هريك از اين پستها به شرح وظايف
آنها ميپردازيم.
1- مديريت فرانت آفيس يا «فرانت آفيس منيجر» (Front
Office Manager):
اين عنوان با توجه به نوع هتل،وسعت و عظمت ياكوچك
بودن آن تغيير خواهد كرد. در هتلهاي بزرگ همين
عنوان را نام ميبرند ولي در هتلهاي كوچك از عنوان
نظير «متصدي اصلي» استفاده ميشودودرهتلهاي متوسط
از عبارت «معاون مدير» استفاده ميكنند. اگر اين
پست را به
نام «فرانت دسك»يا همان «مدير فرانت آفيس» به
كار ببريم، مسؤول
آن بايد شرايطي به
شرح زير داشته
باشد:
از توانايي رهبري و مديريت برخوردار باشد و هنگام
رويارويي با مراجعين گوناگون بتواند شخصيت و منش
صحيح و شايسته از خود نشان دهد. وي بايد
همانند
يك ميزبان خوب و با كمال رفتار كند و همچون يك
قاضي منصف بتواند درستيها را به
خوبي تشخيص دهد. متواضع، خوش خلق، مهربان و
برخوردار از حضور ذهن و در محاوره با ميهمانان
ازدقت كافي بهرهمند باشد و بتواند ديگركاركنان
هتل را زير نفوذ و راهبري خودآورد.يك مدير فرانت
آفيس بايدبه
صورت گنجينهاي محتوي دانشهاي عمومي دربارة
سرويسها و خدمات متفاوتي كه در هتلهاي بزرگ و مجلل
و اماكن مشابه عرضه ميشود خودنمايي كند و پيرامون
همة مقامها و متصديان فرانت آفيس بر يك دانش دست
اول و فزاينده متكي باشد. وي بايستي همانند يك
ديپلمات نكته سنج و بسان يك روان شناس دقيق با
واردين وكاركنان هتل
رویرو شود.
مدير فرانت آفيس به
صورت يك سرمسؤول
يا يك ابر مسؤول
و يك مقام والا درهتل شناخته ميشود وميبايست كه
وظيفةپرارزش خود راكه ايفاي يك نقش اقتصادي و كسب
درآمد هرچه بيشتربراي هتل خود و ديگركاركنان است به
خوبي انجام دهد. وي بايد
از
بهترين روشهاي كار وكمخرج ترين شيوههاي تحصيل
درآمد آگاهي داشته باشد. استخدام متصديان پست،
تلفن، كليد، اطلاعات و متصديان اتاقها زيرنظر مدير
فرانت آفيس انجام ميگيرد واين افراد پس ازگذراندن
مصاحبهاي با آن مدير و تأييد او ميتوانند به
استخدام هتل درآيند. در هتلهاي بسيار بزرگ به
كارگيري افراد جديد برعهدة دايرة كارگزيني هتل
است و در هتلهاي كوچكتر اين افراد را شخص مدير
انتخاب ميكند.
