بخش مربوط به امور مالي يا «كشير مادر»    Front Office Cashier

اين بخش، يكي ديگر از قسمتهاي تشكيل دهندة فرانت آفيس به شمار مي‏رود. مسؤوليّت تمامي حسابهاي مربوط به ميهمانان و مسافران مقيم هتل بطور جداگانه برعهدة اين قسمت است كه وجوه دريافتي از مسافران و يا بخشهاي ديگر را جمع‏آوري و به شيوة خاص خود ثبت مي‏نمايد. هريك از ديگر قسمتهاي هتل كه با نقدينه سروكار داشته باشند بايد گزارش ميزان فروش خود را به همين قسمت ارائه دهند و برعهدة اين بخش است كه تمامي مخارج ميهمانان را هريك جداگانه ثبت نمايد. در بعضي هتلها بخشهاي مربوط به امور مالي، رسپشن و صندوق  در يكديگر ادغام نشده و كاركنان مسؤول در هريك از اين بخشها وظايف مربوط به آن را برعهده مي‏گيرند، ولي در بعضي ديگر از هتلها، همة‌ بخشهاي فوق را درهم ادغام نموده و مسؤوليّت آن را به عهدة يك تن محول ساخته‏اند. چنين ترتيبي بدان مي‏ماند كه مأمور خريد، آشپز و انباردار هتل را يك نفر تعيين كنيم و از او بخواهيم تا همة وظايف مربوط به هرسه قسمت را به تنهايي انجام دهد، ولي اين امر به مصلحت نخواهد بود.

در موارد خاصي نظير واگذاري مسؤوليّت كنترل به يك نفرمي‏توان پذيرفت كه وي به تنهايي اين اختيار را داشته باشدكه تمام قسمتهاي هتل و گزارشهاي مختلف آنها را بررسي نمايد و ناگفته پيداست كه چنين شخصي بايد از هر بابت متبّحر وكاردان باشد و امور مربوط به قسمتهاي مختلف هتل را جزء به جزء و با دقت كنترل نمايد و در مسير انجام وظيفه‏اش يك سويانه پيش نرود و بي‏توجه به آن كه چه كساني بايد مسؤوليّت بعضي كمبودها را بپذيراند و از عهده نواقص برآيند و پاسخگوي اشتباهات خود باشند، نتيجه و مراتب بررسيهاي خود را به مديريت هتل گزارش كنند.

در هر مؤسسه يا اداره اي، صندوقدار را ازميان افراد امین، و درستكار و مورد  اعتماد و تا حد زيادي شناخته شده انتخاب مي كنند، زيرا اين افراد با نقدينه وپول و اوراق بهادار و اسناد ومدارك پر ارزش  سر و كار دارند و بايد امين و مورد اطمينان كامل دستگاه و تشكيلات مربوط باشند، حتي چنانچه داراي اين خصوصيات هم باشند، باز هم از نظر مال انديشي و تضمين لازم، معمولاً با معرفي ضامن معتبر يا وثيقه ملكي يا وجه الضمان، مشغول كار مي شوند.

گذشته از اينها صندوقدارا ن هميشه با پول و امانات و اسناد بهادار سرو كار دارند و بيشتر اوقات آنان با شمردن وجه نقد سپري مي شود، لذا بايد داراي سلامت فكر واعصاب راحت باشند تا مرتكب اشتباه نشوند و افرادي كه دچار ناراحتي فكر واعصب و پريشاني حواس هستند، به هيچ وجه جايز نيست كه در چنين مشاغلي به انجام وظيفه اشتغال ورزند. زيرا تشتت افكار و فقدان سلامت و آرامش جسمي و روحي، مانع از آن خواهد بود كه صندوقدار با موفقيت به كار خويش ادامه دهد و از اختلاف محاسبه و پيش آمدهاي ناگوار بركنار باشد.

به خصوص صندوقداران هتلها كه لحظه به لحظه با افراد مختلف ارتباط نزديك دارند و ناچارند با مسافران و ميهمانان هم از لحاظ درستي حساب و هم از جهت آداب ورفتار طوري مواجه شوندكه اختلافي پيش نيايد و كدورتي ايجاد نشود و حيثيت هتل و رضايت مسافران از هر جهت محفوظ و مصون بماند.

براي نيل به اين هدف،صندوقداران هتل نيزبايد از مختصات و شرايط وصفاتي كه در مورد رسپشنسيت ها گفته شد، برخوردار باشند. به ويژه اين كه صندوق (كشير) هتل، آخرين مرجعي است كه مشتريان هتل به آنجا مراجعه مي كنند وپس از تسويه حسا ب هتل را ترك مي گويند واين موقغيت ا يجاب مي كند كه مسافر بدون هيچ گونه ناراحتي فكري و كدورت خاطر، بلكه با خرسندي و شادماني و خاطره خوش وشيرين، خداحافظي كرده به سوي مقصد خويش روانه شود.

مسلم است چنانچه در اين لحظات در امر تسويه  حساب مسافر يا صورت حسابهاي واصله از حسابداري اختلاف يا اشتباهي رخ دهد و مسافري را كه با بي صبري تمام مي خواهد خود را به فرودگاه يا ايستگاه راه آهن برساند معطل نمايد، معلوم است براي مسافر تا چه حد ناراحتي و آزردگي خاطر فراهم خواهد شد. چنانچه چنين مواردي مكرراً تجديد شود، ادامه خدمت اين قبيل صندوقدار ان در هتل مصلحت نيست و عاقبت خوشي نخواهد داشت.

گذشته از اينها صندوقداران هتل ، مسؤول نگهداري و استرداد امانات ميهمانان نيز هستند كه خود حائز اهميت خاصي است و صندوقداران را به امانت داري و درستكاري و مردم داري بيشتري ملزم مي سازد و اين مسأله ايجاب مي كند كه مسؤول صندوق داراي دقت نظر و حوصله كافي بوده و از سرعت عمل و تمركز حواس برخوردار باشد.

بديهي است تأمين اين منظور و رضايت مسافران و نظم كار صندوق، موقعي ممکن می شود است كه مقدمات كار از قبيل صورت حسابهاي حسابداري و غيره، به موقع و بدون اشتباه به صندوق برسد و براثر بروز اشتباه و عدم اعتماد به ارقام حساب مربوط نياز به كنترل تجديد نظر و صرف وقت زايد نباشد.

براي رفع چنين محظورات و مشكلاتي بايد قبلاً گزارشها وصورت حسابهايي كه به امضاي مسافر رسيده، منظماً در صندوق وجود داشته باشد تا در صورتي كه مسافري به ارقام حساب اعتراضي داشته باشد، مدارك مثبت ارائه شود و وي را قانع سازد. (نمونه صورتحسابها.)

امروزه در هتلها، بيشتر ازكامپيوتراستفاده ميكنند و اگر در هتلي سيستم شبكه كامپيوتر نصب باشد  بهترين نوع  است و مشگلي پيش نخواهد آمد وبا سرعت بدون اشتباه هاي انساني صورت حساب صادر ميشود

ولي قبلا ازصندوقهاي مجهز به ماشينهاي ان.سي.آر (NCR)   استفاده مي شد. اين ماشينها داراي انواع بخصوصي براي استفاده در رسپشن، رستوران و تريا مي بود.

كاركردن  با اين ماشينها از بيشتر اشتباهات جلوگيري مي كرد و ديگر از مزاياي آن اين بودكه مي توان صورتحساب ميهمانان را هميشه تايپ شده و آماده به دست مشتري داد. علاوه بر اين ماشين (NCR) مي تواند كليه حسابها را در حافظه نگهدارد و فروش هر رزو را از هر قسمت ارائه ميداد و موقع تحويل هر شيفت ، موجودي صندوق را نشان مي داد و در پايان هر ماه گزارش ماهانه را از اين نوع ماشينها مي گرفتند

نويسنده : اصغر ژيان دربندي