درهرهتلي، روزانه و شايد در آن واحد، عده اي وارد و عده اي خارج شوند. مسافريني كه وارد مي شوند، منتظر گرفتن اتاق، وعدّه اي كه اتاق ها را خالي كرده اند، منتظر حركت و مراجعت هستند. به طور مثال گروهي كه قبلا در هتل اقامت داشته اند ، ساعت 2 بعد از ظهر بايد اتاق ها را تخليه نمايند و گروه ديگري كه ساعت 8 صبح وارد هتل شده اند انتظار دارند كه ساعت 2 بعد از ظهر ، اتاقي در اختيار آنان گذاشته شود. از طرفي، گروه اول ، ساعت 8 بعد از ظهر پرواز دارند و ناچارند از ساعت 2 الي 8 ، با اين كه اتاقشان را تخليه كرده اند، تا مقارن ساعت پرواز، در هتل بسر برند. وضع هر دو گروه ايجاب مي كند كه در فاصله ساعات انتظار ، چمدانهاي آنها در محلي نگهداري شود به نحوي كه اشتباهي رخ ندهد و مشكلي پيش نيايد . بخصوص در هتلهاي بزرگ اين مساله اهميت بيشتري دارد.  براي انجام اين امر و رعايت نظم وترتيب لازم و جلوگيري از هر نوع اشتباه و اختلال ، بايد محلي را براي چمدانهاي مسافران در نزديكي فرانت آفيس اختصاص دهند و در ساعاتي كه مسافرين تازه وارد هنوز اتاق نگرفته اند و آنهايي كه پس از تخليه اتاق منتظر ساعت پرواز هستند، چمدانهايشان در آن محل نگهداري شود.

براي رعايت نظم اين كار، كارتهاي مخصوصي به نام كارت چمدان در دو يا سه رنگ تهيه مي شود كه روي آنها، نام مسافر و شماره اتاق و نام و نشاني هتل را چاپ مي كنند و به چمدانها آويزان مي نمايند، البته در نحوه عمل بهتر است طريق خاصي را رعايت نمايند.

به طور مثال روي چمدان مسافري كه وارد مي شود و منتظر تخليه اتاق است، كارت چمدان آبي، و به چمدان مسافري كه اتاق را خالي كرده و مننتظر خروج است و تا موعد پرواز در هتل توقف دارد، كارت قرمز الصاق نمايند . اين كارتها ضمن اين كه ازعوض شدن چمدانها و بروز اشتباه جلوگيري مي كند، با داشتن نام و آدرس هتل ، نوعي جنبه تبليغاتي براي هتل در بر خواهد داشت. گاهي نيز ممكن است يك چمدان ،داراي دو كارت (آبي و قرمز) باشد. يعني مسافر موقع ورود، منتظر خالي شدن اتاق بود كه كارت آبي به چمدانش الصاق شده و هنگام مراجعت، براي اين كه مشمول پرداخت كرايه اضافي نشود ، اتاق را در ساعت مقرر (Check out) تخليه نموده، با این وجود در زماني كه انتظار ساعت پرواز را داشته و تا پاسي از شب در هتل توقف نموده است. كارت قرمز چسبانيده شده است. با اين ترتيب ، چنانچه چمداني دو كارت (دو رنگ) داشت، نشان مي دهد كه مسافر ،هم روز ورود و هم روز خروج ، چند ساعتي در هتل توقف اضافي داشته است.

مطلب ديگري نيز در اين زمينه قابل ذكر است و آن اين كه بعضي از مسافرين پس از چند روز اقامت در هتل مي خواهند با يك تور كوتاه مدت ،شهر هاي ديگر كشور را ببينند و ممكن است اثاثي داشته باشند كه همراه بردن آنها ايجاد مزاحمت نمايد. از طرفي به صرفه خود نمي بينند كه كرايه اتاق را براي  گذاشتن يك يا دو چمدان بپردازند بدون اين كه خود ساكن هتل باشند. ناگزير مي شوند اثاث خود را به هتل بسپارند و هتل نيز اين امكانات را براي مسافران خود فراهم مي نمايد و وسايل آنان را نگهداري مي كند  .

محافظت از اين نوع امانات كه ممكن است حاوي مدارك و اسناد بسيار ارزشمند مسافر باشد، مسؤوليت مهم و سنگيني است كه هتل به عهده مي گيرد. بنابراين اهمّيّت در طرح كلي ساختمان هتل ، محل نگهداري چمدانها را در متن نقشه فرانت آفيس ، طوري قرار مي دهند كه محلي را در جنب رسپشن يا متصل به قسمتي از فرانت آفيس اشغال كند، ولي ظاهراً از انظار مراجعان پنهان و بدور باشد و به چشم مسافران ديده نشود.

براي نگهداري اين گونه امانات، از همان كارت چمدان كه با رنگ ديگر مشخص شده استفاده مي كنند . كارت را كه مشخصات مسافر در آن قيد گرديده به چمدان چسبانيده يا به دسته آن مي آويزند. در هتلهاي بزرگ از  كارت مخصوص ديگري استفاده مي كنند كه قسمتي از آن به عنوان رسيد به مسافر داده مي شود و قسمت ديگر آن را كه داراي همان شماره برگ رسيد است به چمدان الصاق مي كنند .البته نگهداري اين نوع امانات درهتل هزينه اي در برندارد.

 نگهداري از چمدانها

هتل همچون يك امانتدار قابل اطمينان براي مسافرين و واردين خود شمرده مي‎شود، به طوري كه بايد چنان عمل كند تا لوازم و وسايل مسافرين كه به صورت چمدان يا نظير آن تحويل هتل مي‏گردد از هر بابت بدون تغيير و فروبسته باقي بماند. از سوي ديگر مي‏بايست كه اين نكته را نيز در نظر گرفت كه مأمورين مسؤل هتل اجازه دارند تا چمدان يا وسايلي از اين گونه را كه لازم است آن را مدتي در هتل نگهداري نمايند با حضور صاحبان، چمدانها را بازديد نمايند و از محتوي آن آگاه شوند و سپس توسط ميهمانان چمدان قفل شود و تحويل گيرند. رعايت اين نكته نيز مي‏تواند از بسياري مشكلات و گرفتاريهاي احتمالي پيشگيري نمايد. براي دوري جستن از هرگونه مشكل يا مسأله‏اي كه ممكن است پيش بيايد توصيه مي‏كنيم كه در هريك از مراحل دريافت و تحويل چمدانها و اثاث مسافرين به نكات زیر كه جداگانه توضيح داده مي‏شود، توجه گردد:

 

الف) هنگام دريافت چمدان از مسافر:

1.       بايد معلوم شود كه آيا صورتحساب هتل از سوي مسافر پرداخت شده است يا خير؟

2.       به هريك از بسته‏هاي لوازم و اسباب مسافر يك كارت ويژة‌ چمدان آويخته شود و اين كار در مورد هريك از بسته‏ها جداگانه صورت بگيرد؛

3.       تعداد و مشخصات واضح هريك را در دفتر مخصوص ثبت لوازم و اثاث مسافرين يادداشت كنند؛

4.       قسمت پرفراژ مربوط به هريك از كارتها را جداكرده و آن را به صاحب اثاث تحويل نمايند؛

5.       پس از اين مقدمات مي‎‏بايد كه چمدانها و ديگر وسايل را به اتاق مخصوص نگهداري وسايل انتقال دهند.

ب) هنگام تحويل چمدان به مسافر:

1.      قسمت پرفراژ مربوط به وسايل را از صاحب آن تحويل بگيرند؛

2.       مشخصات مندرج در اين قسمت را با آنچه كه در كارت اصلي همراه وسايل است، مطابقت دهيد؛

3.       تاريخ تحويل وسايل و خارج ساختن آنها را در دفتر مخصوص هتل ثبت نمايند؛

4.       چنانچه صورتحساب هتل از سوي ميهمان پرداخت نگرديده موضوع را يادآوري و آن را دريافت كنيد؛

5.       قسمت پرفراژ كارتهاي مربوط به وسايل را كه دريافت مي‏نمایيد در بايگاني حفظ كنيد.

كارتها يا برگه‏هايي نظير آنها كه نشانه يا مشخصات هتل را بر روي خود دارند همانند بروشورهاي تبليغاتي يا آگهيهاي كتبي شمرده مي‏شوند كه با خروج ميهمان از هتل و انتقال آن به نقاط ومراكزديگر مي‏توانند دركسب شهرت و آوازة نيكو براي هتل تاحدودي مفيد و سازنده باشند و بدين جهت لازم است كه در تهيه طرح، رنگ و چاپ اين كارتها، دقت و نكته‏سنجي لازم به كار رود و آن را با سليقه و ظرافت و همچنين به صورت گويا و خوانا تهيه نمايند

صفحه قبل