اعتبارات

اعتبار عمدة يك هتل را ميهمانان، مراجعين، شركتها يا مؤسسات و اداراتي كه با هتل طرف قرارداد هستند، تشكيل مي‏دهند. اعتبارات هتل را مي‏توان به دو دستة معنوي و مادي تقسيم نمود. جنبة معنوي اعتبارات يك هتل عبارت از همان ميزان محبوبيت و مقبوليت عام هتل است. دوستداران و طرفداران هتل، كه ازدورترين نقاط و شهرهاي داخل يا خارج بدان مراجعه مي‏ كنند، مدتي را در آن اقامت مي‏گزينند و مبالغي از پول خود را هزينه و خرج مي‏نمايند، اعتبار هتل به حساب می آیند. پيش از اين يادآور شده‏ايم نيز بر اين نكته تأييد داشته‏ايم كه سرمايه‏هاي اصلي و پايدار هتل كه مي‏توانند بر دوام و بقاء وگسترش يك هتل تأثير سازنده داشته باشند، همان مراجعين و ميهمانان و ديگر دوايري هستند كه طرف قراردادهاي هتل واقع مي‏شوند. اگر اين جنبه اعتباري هتل تضمين شود و مديريت كاردان و آينده‏نگر آن بتواند چنين سرمايه‏هايي را براي خود محفوظ بدارد خواهد توانست به افق روشن اقتصادي و شكوفايي آن اميدوار باشد. جنبة با اهميت ديگري كه براي اعتبارات هتل مي‏بايد رعايت گردد، مسايلي است كه از نظر مالي پيش مي‏آيد. براي ادارة دقيق امور مالي يك هتل لازم است كه معيار و ميزاني در روابط مالي آن با شركتها، مؤسسات، سازمانها يا اداره‏ها و افراد، مورد توجه قرار بگيرد. به عنوان مثال بايد بدين نكته به طور دقيق توجه شود كه هرگاه ميزان بدهي يك شركت معيّن به هتل تا مبلغ تعيين شده‏اي رسيد، پيش از آن كه از سقف حداكثر آن فراتر رود، مي‏بايست كه صورتحساب مربوط به آن شركت تنظيم و تحويل گردد تا نسبت به پرداخت بدهي خود اقدام نمايد. در مورد مسافران يا ميهماناني كه در هتل اقامت كرده‏اند نيز مي‏بايد كه روشي مشابه در پيش گرفته شود و مطابق يك روال عادي و دقيق چنين عمل شودكه هرگاه بدهي يك ميهمان به ميزان معيّني بالغ گرديد، موضوع به اطلاع وي برسد و براي اين كار بهتر است كارت ويژه‏اي رادر جعبة كليد بگذارند كه در موقع گرفتن كليد اتاق و به همراه آن به ميهمان داده مي‏شود و روي كارت چنين نوشته باشند: «لطفاً به صندوق مراجعه نماييد.» «ميهمان پس از دريافت اين كارت به صندوق مراجعه خواهد كرد و در اين صورت مبلغي توسط «كشيرمادر» و براي باردوم به عنوان «Deposit» يا پيش پرداخت دريافت خواهدشد.

براي آن كه روال كارهاي مالي هتل و رابطة آن با مسافرين بريك روش منطبق باشد، لازم است كه مدير هتل اين نكته را روشن سازد كه آيا چكهاي حساب جاري مسافرين را مي‏پذيرد و در صورتي كه اين روش را قبول كرده تا چه پايه حاضر است چكهاي آنها را بپذيرد. همچنين بايد اين موضوع را روشن سازد كه چكهاي تضمين شدة‌ بانكي را خواهد پذيرفت و نيز آيا هتل حاضر است تا مبلغي معين را به عنوان وجه نقد يا پول دستي به ميهمان بپردازد و يا ترجيح مي‎‏دهد كه چنين نكند. بايد دربارة مراودات مالي خود با شركت‎ها و اشخاص و «آژانس‏»هاي مختلف نيز يك تصميم قطعي و معين اتخاذ نمايد كه صندوق «كشيرمادر» يا مسؤولين «رسپشن» اين اجازه را خواهند داشت كه مبلغي معيّن را به صورت نقد بپردازند. هرچندگاه يك بار بايستي كه صورتحساب مسافرين را بدانها تحويل نمود و چگونگي اجراي اين كار را نيز بايد مشخص ساخت. از هر مسافر يا ميهماني كه در هتل اقامت گزيده چه مبلغ به عنوان پيش پرداخت دريافت خواهد شد يا مبالغي كه كاركنان هتل مجاز خواهند بود به عنوان پول دستي از صندوق دريافت كنند و نيز در صورتي كه مأمور خريد هتل براي اجراي مأموريّت خود به مبلغي نياز داشته باشد، صندوقدار «كشيرمادر» تا چه پايه مجاز به پرداخت خواهد بود، … همة اين موارد مي‏‎بايد كه به طور دقيق معين شده باشد. تصميم‏گيري در اين باره كه آيا چكهاي پيش تاريخ از هتل خواهد پذيرفت و مبلغ اين چكها چقدر خواهد بود ونيز براي انجام رزروهاي تلفني كه در هتل انجام خواهد گرديد و كدام اشخاص، شركتها و «آژانس»ها خواهند توانست اقدام به رزرو گارانتي از طريق تلفن نمايند از مواردي است كه مي‏بايد به طور واضح تعيين گرديده باشد. روشن ساختن اين نكته نيز كه مسافرين مقيم هتل خواهند توانست     به جاي پرداخت نقدي به امضاء كردن صورتحساب خود اكتفا نمايند و اين دسته از ميهمانان كدام گروه‏ها يا افراد خواهند بود… به تصميم‏گيري مديريت هتل بستگي دارد چرا كه وي بايد اين موضوع را در نظر داشته باشد كه اعتبار بخشيدن به مواردي كه بيان گرديد همانند با پذيرش بعضي مخاطرات مالي نيز خواهد بود و بايد اين موارد را چنان دقيق و صحيح ارزشيابي نمايد كه از نظر اقتصادي و مالي خسارتي را متحمل نگردد و بتواند مطالبات خود را به نحو شايسته‏اي وصول نمايد و بدين ترتيب از ايجاد هرگونه ترديد و بي‏تكليفي پرسنل جلوگيري كند.

رزرو كردن تلفني و پذيرش آن از سوي هتل براي شركتها يا مؤسساتي كه طرف قرارداد هستند و مديريت خواهد توانست بدون دريافت وجهي رزرو انجام شده را تضمين شده (گارانتي) به شمار آورد يكي ديگر از مواردي است كه تصميم‏گيري درباره‏اش برعهدة مدير هتل است و مي‏بايد به طور دقيق به كاركنان هتل تفهيم و تشريح گردد. يادآور مي‏شويم كه تذكر دادن به ميهمانان يا مسافرين مقيم دربارة بدهي آنها به هيچ روي نبايد چنان باشد كه موجب رنجيدگي و تحقير آنها گردد. دربارة بدهكاران هتل نيز مي‏بايد با رعايت كمال ادب و احترام و به دور از هرگونه پرخاش و تندخويي رفتار شود.

بخش ارتباط هتل

اين بخش زير نظر كاركناني مسؤول، بافرهنگ، خونگرم، پر حوصله و شكيبا و مؤدب و وقت شناس شامل افراد زیراداره مي شود:

1 – تلفنچي كه مسؤول برقراي ارتباط ميان اتاقها و قسمت ديگر است كه به درخواست ميهمانان يا مسافراني ممكن است با خارج از هتل نيز ارتباط برقرار سازد.

2 – مسؤول اينترنت يا E-Mail كه عامل ارتباط سريع و فوري ميهمانان يا مسافرين با داخل يا خارج از كشور است و اين ارتباط برخلاف تلفن به صورت كتبي برقرار مي شود.

3 – فكس اين ارتباط توسط  بسياري از مسافرين كه با هتل ارتباط برقرار مي كنند.

4 – نامه هاي پستي نيز وسيله اي ديگر براي برقراري ارتباط با هتل است.

5 – ارتباط ديگري نيز در داخل هتل و ميان قسمتهاي مختلف آن صورت مي گيرد.  بدين معني كه ارتباط هر بخش با ديگر بخشها را برقرار مي سازد.

ارتباط چاپي و مطبوع هتل

به اين نوع ارتباط نيز نیازاست، ولي براي تهيه هر نوع فرم كه بخواهد طرّاحي يا به چاپخانه داده شود بايد دقت لازم به عمل آيد تا به صورت گويا، كوتاه و كامل تهيه گردد. ارتباطهاي شفاهي را مي توان هرگونه ابهام و مشكلي كه پيش آيد به توضيح از ميان برداشت و گاه در اين نوع ارتباطها موضوع به مطالب خارج از بحث نيز كشيده مي شود اما در ارتباطهاي كتبي جاي شرح و بسط طولاني منظور نمي شود و فرمهاي طراحي و چاپ شده كه يك وسيله اصلي برقراري اين ارتباط اند در قطع و اندازه معين و با محتواي مختصر و كوتاه تهيه مي شوند. مهم آن ست كه بتوان در همين فرمها به همان مقدار لازم به شرح و  بسط مطالب پرداخت و از ايجاد مشكل در مفهوم آن نيز جلوگيري كرد. يعني كه بايد توضيح لازم و كافي را بسيار مختصر در هما ن فرم مختصرگنجانيد. جمله ها تا آنجا كه ممكن است كوتاه ، مختصر و مفيد باشد و از اداي كلمات و جملات بغرنج خودداري گردد.

نويسنده : اصغر ژيان دربندي