مجالس جشن و پذيرایي

در هتلهايي كه داراي رستوران و سالن مخصوص و مجهز هستند ، پذيرایي از ميهمانان، يكي از كارهاي مهم و مؤثر و سبب رونق كار هتل است . هتلداراني كه در اين زمينه سرمايه اي به جريان گذاشته اند ،انتظار دارند در ازاي سرمايه خود ، تا حد امكان از مزاياي آن بهره مند شوند و سالن يا رستوران هتل براي پذيرايي در مجالس مورد استفاده ميهمانان قرار گيرد و چون اين قبيل جشن ها و پذيرایي ها از لحاظ درآمد هتل از اهميت خاصي برخوردار است ، لذا بايد توجه لازم براي حسن برگزاري مجالس، مبذول گردد و مسؤولان امر، به طرز شايسته و رضايت بخش از عهده انجام آن برآيند.

از طرفي كساني كه در هتلها مجالس ميهماني تشكيل مي دهند، مايلند از ميهمانان آنان آبرومندانه پذيرايي شود كه به مراتب بهتر از پذيراييهاي منازل يا باشگاهها جلب توجه كند. به اين ترتيب علاوه بر ارضاي خاطرصاحبان مجالس،سايرين نيزكه درجشن شركت دارند.خود ودوستانشان تشويق و علاقمند مي شوند كه مجالس پذيرایي و ميهمانيهاا را در هتل ترتيب بدهند، و بدين وسيله به ترويج اين كار كمك كرده اند وازراحتي و مزاياي آن برخوردار شده اند، و اين خود بهترين تبليغ است در رواج تشكيل مجالس جشن و ميهماني در هتلها.

بنابراين براي اينكه اين كار به نحو احسن انجام بگيرد و موجب تشويق و ايجاد رغبت در ميهمانان شود و حسن خدمت و سليقه مسؤولان هتل مورد توجه قرار گيرد، رعايت نكاتي چند لازم است كه ذيلاً به شرح آنها مي پردازيم:

قبل ازهرچيز بايددانست ميهماناني كه قصدپذيرایي ازآنان را داريد،ازچه تيپ وطبقه اي وبه چه منظوري اين ميهماني برگزار مي شود، تامطابق ذوق و سليقه وخواست آنان، ميزهاي پذيرایي به طرز زيبا و متناسب با روحيه ميهمانان چيده و آماده شود.

جا و مكان ولوازم هتل و ميهماني اهميت خاصي دارد. مبلمان خوب، ظرفهاي پذيرایي و نوع جنس آنها. سرويس كامل كافي وكاركنان و مأموران پذيرايي ورزيده و ماهروآموزش ديده از  وسايل اوليه و قابل اهميت به شمار مي رود.

آشپزخانه بايدكاملاً مجهز و آمادگي لازم را داشته باشد تا بتواند غذاي مناسب و مورد علاقه ميهمانان را تهيه كند.

نحوه پذيرایي وآداب و طرزكار مأموران  مربوط بايد كاملا رضايتبخش و براي ميهمانان جالب توجه باشد. گردانندگان هتل و مسؤولان امر، موقعي مي توانند خود را در انجام اين قبيل كارها موفق بدانندكه پس ا ز پذيرايي از ميهمانان، آثار رضايت در چهره آنان مشاهده كنند و اين خود بهترين وسيله معرفي كار هتل به همشهريان و مراجعه كنندگان خواهد بود.

 در موقع رزرو هتل براي ميهماني، بايد در جداول، معلوم شود كه منظور از مراجع يا مشتري، شام است يا عصرانه، زيرا ترتيب چيدن ميزها و صندليهاي سالن مستلزم آگاهي از وقت پذيرايي است. مسلماً آماده كردن و طرز چيدن ميز شام يا ميز عصرانه متفاوت خواهد بود. مثلاً براي زيباي بيشتر ميزشام ايستاده، دورآن را پيله بزنند. براي سرعت بيشتر و جلوگيري از اتلاف وقت بهتر است پارچه اي را كه در نظر گرفته اند قبلاً به صورت پيله بدوزند و حاضر نمايند و وسيله آرايش ميز و سالن رستوران را به طرز جالب توجه و در حد پسند مشتريان و ميهانان آماده سازند.

براي رزرو كردن سالن رستوران، فرمي تهيه مي شودكه در سفارش غذا و موارد مربوط به آن اشتباهي رخ ندهد.

اين فرم در سه نسخه تنظيم مي شود. نسخه اي براي تهيه و آماده نمودن غذا به آشپزخانه، نسخه ديگر براي محاسبه، به حسابداري ارسال مي شود، و يك نسخه نيز درنزد مدير رستوران مي ماند. علاوه بر مراتب مذكور درمورد جشنها و پذيرايي ها، نكته ديگري كه لازم به يادآوري است، طرز دادن قيمت و حساب مخارج پذيرايي است. در اين زمينه به نكات زير بايد توجه شود:

1.       در نظر گرفتن استهلاك وسايل، ميلمان و قالي و غيره؛

2.       هزينه گرم كردن سالن؛

3.       هزينه برق؛

4.       هزينه دكوراسيون و گلها؛

5.       قيمت غذا و تهيه آن؛

6.       حقوق يا دستمزد كاركنان؛

7.       قيمت نوشابه مصرف شده؛

8.       هزينه شستشوی روميزيها؛

9.       هزينه مكالمات تلفني ميهمانان يا خارج هتل؛

10.    جبران خسارات وارده براي وسايل و ظروفي كه شكسته يا مفقود شده است؛

11.    با رعايت تمام اين تكات، بايد صورتحسابي به مشتري داد كه عادلانه باشد؛

پيش بيني براي جشنها، عروسيها و گردهمايي ها

براي پيش‏بيني صحيح و اجراي روشهاي مناسب در اين قبيل مجلسها نخست بايد از تعداد ميهمانان و نوع ميهمانيي كه قرار است برگزار شود،آگاه باشيم كه ميهماني شام يا عصرانه يا ناهار خواهد بود. در صورتي كه قرار باشد ميهماني شام داده شود مي‏توان ميزها و صندليها را پيش از آن و براي پذيرايي به صورت جداجدا مرتب كرد و روي هر يك از ميزها را با قرار دادن ميوه، شيريني و گل‏هاي زيبا مزين و آماده ساخت. سپس با ورود ميهمانان به سرو قهوه و چاي پرداخت كه براي اين كار مي‏توان فنجان‏ها را از پيش آماده داشت تا يك گارسن با قوري چاي و يك قوري قهوه براي هر يك از ميهمانها كه بخواهد چاي يا قهوه سرو نمايد. اين روش در ايجاد سرعت و افزايش نتیجه در كار تأثير دارد. بايد توجه داشت كه اگر ميهماني شام باشد پيش از آن نبايد بستني سرو گردد. روي ميز شام نيز بايد روميزي پهن شود و گل زيبا فراموش نگردد. چنانچه ميهماني عصرانه باشد مي‏توان ميز و صندلي يا مبلمان را جدا از يكديگر مرتب ساخت و ساندويچها يا نوشابه‏ها را سرو كرد. ساندويچها بايستي در اندازه‏هاي كوچك آماده شود و نوشابه را نيز بهتر است در ليوان سرو كنند. شيريني را نيز كه در مجالس عروسي سرومي‏شود هم مي‏توان از قبل روي ميزها قرارداد و هم بتدريج سرو كنند. ميهماناني كه به سالن جشن مي‏آيند ممكن است دسته گل‏هايي با خود بياورند، اين هديه‏ها بايد طوري در اطراف سالن و نزديك به محل استقرار عروس و داماد چيده شوند كه از ديد آنها پنهان نماند و معلوم باشد چه كساني با هديه كردن دسته گل ابراز محبت و شادماني كرده‏اند. هديه‏ها و كادوهايي كه به عروس و داماد تقديم مي‏شود چنانچه قرار باشد در همان سالن گشوده گردد، لازم خواهد بود يك نفر از كاركنان سالن بر جريان كارها نظارت داشته باشد تا سرقت نشوند. كاركنان سالن مكلف هستند يونيفورم  بپوشند تا در اين مراسم و در ميان ميهمانان شناخته گردند، در اين حال نبايد سرگرم صحبتها و گفتگوهاي ميهمانها شوند و از پذيرايي گرم و محبت‏آميز آنها باز بمانند. موقع بريدن كيك مخصوص بايد يكي از كاركنان هتل براي سرو آن به عروس و داماد نزديك باشد و پيش از آن بايد كارد مخصوص بريدن كيك و پيش‏دستيها را آماده كرده باشند. موقع ورود عروس و داماد بهتر است دسته گل كوچكي از طرف كاركنان سالن به آنها و پدر ومادر آنان هديه شود كه اين كار از اهميت و احترام ويژه‏اي برخوردار است. براي مراسم عكسبرداري نيز بايد از طرف هتل و پيش از آن به فراخواني عكاس ورزيده و مناسب اقدام شود، كاركنان سالن در اين حال بايد در حركت باشند و ظروف كثيف را با ظرفهاي تميز جايگزين كنند. زيرسيگاريها را تميز نگه دارند و در صورتي كه كودكان هم در جشن شركت داده شده باشند بي ‏نظمي نكنند و با رفتاري نرم و آرام آنها را كنترل نمايند. كاركنان اين سالنها بايد بدانند در مراسم جشن عروسي اين نكته براي برگزاركنندگان بسيار اهميت دارد كه به ميهمانان آنها خوش بگذرد و چون معمولاً چنين مراسمي فقط يك بار در زندگاني برگزار مي‏شود، همه شركت‏كنندگانش مايلند كه مجلس را با خاطره‏اي خوش برگزار نمايند و كاركنان سالنها نيز بايد در هر چه بهتر برگزارشدن اين مراسم مشاركت داشته باشند.

در ميهمانيهاي عروسي كه به شام برگزار مي‏شود بهترآن است ميهمانان به صورت بوفه سرو شوند. مهمترين نكته‏اي كه در اين موارد بايد در نظر داشت آن است كه وسايل و لوازم مورد نياز به مقدار و تعداد كافي و پيش از برگزاري مراسم تعيين و تهيه گردد تا در حين اجرا و پذيرايي از ميهمانان مشكلي از كمبود پيش نيايد، مقدار غذا، ظروف و انواع خوراكيها، ميوه، كارد و چنگال، بشقاب، ليوان، فنجان نعلبكي، پيش‏دستي، ميز و صندلي و غيره را بايد از قبل و به تعداد و مقدار كافي آماده ساخت.

مجالس جشن و شادماني كه در هتل برگزار مي‏شوند سودآور هستند و بايستي در برقراري اين مجلسها سعي شود كه به شركت‏كنندگان خوش بگذرد و آنها احساس راحتي و آسايش كنند تا براي برگزاري مجالس بعدي نيز تبليغ شود كه بهترين عوامل براي چنين تبليغ‏هايي همان شركت‏كنندگان در اين جشنها خواهند بود مشروط بر آن كه ميهمانان از نحوة برگزاري مجالس رضايت داشته باشند. اگر چنين باشد از ميان همان ميهمانها افرادي براي رزرو سالن مراجعه خواهند كرد و خواستار برگزاري مراسم جشن خود در همان محل خواهند شد، به طوري كه اگر يك ميهماني‏ رضايتبخش در هتل برگزار شود ميهماني ديگري درپي خواهد آورد. در برگزاري ميهمانيها گاه از طرف برگزاركنندگان يا شركت‏كنندگان پيشنهادهايي مطرح مي‏گردد، اين ايده‏ها را تا آنجا كه با موازين هتلداري و حيثيت هتل و مقررات آن مغايرت نداشته باشد، مي‏توان پذيرفت. شرط ديگر در اين مورد آن است كه نتیجه  كار را پايين نياورد. گاه نيز چنين پيش مي‏آيد كه بعضي صاحبان ميهمانيها كه از فنون و رموز هتلداري اطلاع ندارند با نظريه‏هاي خود و پافشاري در اجراي آن باعث كاسته‏شدن نتیجه كارها مي‏شوند، احتياج به پرسنل بيشتر را افزايش مي‏دهند يا موجب ايجاد اختلال در سرويس و پذيرايي مي‏گردند.

پيش از برگزاري مراسم جشن بايد كه مديران، با سرآشپزها و سرگارسن مشاوره كنند، تقاضاهاي مطرح شده و احتياجات احتمالي را با امكانات موجود مقايسه نمايند، شرح وظايف هر يك براي آنها بيان شود و به آنها تفهيم شود كه چه مسؤوليّتي برعهدة آنها خواهد بود. دربارة ميهمانها نيز بايد اطلاعات كافي به دست آورد، تعداد ميهمانها، مقدار غذا، ‌نوع غذا و ديگر موارد را بايستي معلوم داشت. دانستن اين نكات بر ما معلوم خواهد كرد كه چه مقدار وسايل و چه تعداد لوازم نياز خواهد بود.

در هتلهايي كه اين مكان هميشگي وجود داشته باشد كه براي رزرو ميهمانيها مراجعه نمايند بهتر آنست كه دفترچه‏هايي چاپي يا   به صورت تايپ شده تهيه و منتشر گردد كه در آن توضيح داده شود كه هتل براي برگزاري چه نوع ميهمانيها و براي پذيرايي از چه تعداد و با چه نوع خوراكي‏ها يا غذاها آمادگي دارد و نرخ آن چقدر خواهد بود. همچنين بهتر است كه در اين ميهمانيها هزينة گل، عكاسي، آماده‏سازي اتومبيل عروس و داماد را به طور جداگانه منظور كنند چرا كه ممكن است ميهمانان خود براي تهيه آن اقدام كنند. ضمناً مناسب است همراه با اين دفترچه‏ها چند قطعه عكس زيبا از محيط سالن، ميزها، مبلمان و تجهيزات سالن و هتل تهيه وضميمه گردد و نرخها با منوهاي هاي مختلف نيز مشخص شود.

براي رزرو كردن مجالس با روش صحيح بايد در دفتر ويژه‏اي يادداشت شود كه تاريخ برگزاري، نام و مشخصات كامل برگزار كننده يا رزرو كننده، مبلغ دريافتي به عنوان بيعانه، تعداد افرادي كه در ضيافت شركت خواهند داشت،‌ نوع غذايي كه بايد سرو شود، ساعت شروع و پايان ميهماني، نرخ درخواست شده براي هر نفر ميهمان در آن معين شده باشد. در پايان ورقه بهتر است از برگزار كننده و صاحب ميهماني و براي تأييد مندرجات آن از وي امضا بگيرند تا در هنگام پذيرايي يا پس از برگزاري آن مشكلي در مورد نوع غذا پيش نبايد و ادعا نكنند كه غذاي درخواستي سرونشده و غذاي ديگري ارائه گرديده است.

متذکر می شویم كه در ميهماني‏ها بايد مراقب بود تا افرادي به عنوان ميهمان وارد هتل يا طبقه‏هاي هتل نشوند چرا كه ممكن است افراد يا گروهي با شركت در اين مجالس و با هدف سوء استفاده يا سرقت اموال و يا ايجاد اختلال به كارهاي موذيانه‏اي دست بزنند و باعث لطمه زدن بر شخصيت خانوادگي و آشفته ساختن مراسم شادماني آنها شوند. اين نكته مهم را بيافزاييم كه در بعضي مراسم جشن كه از سوي صاحبان ميهماني در هتل برگزار مي‏شود آنها مايل هستند بعضي مواد خوراكي نظير كيك يا بستني را تهيه و درهتل به ميهمانان خود عرضه نمايند. مسؤولين هتل مي‏توانند از اين كار جلوگيري نمايند چرا كه ممكن است همين خوراكي باعث ايجاد مسموميت غذايي در مصرف‏كنندگان آنها شود و بديهي است كه چنين رويدادي خواهد توانست براي هتل به صورت يك حادثه دردناك كه پيامدهاي ناگوار خواهد داشت، معرفي گردد.

نويسنده : اصغر ژيان دربندي